CDI

Secretaire medicale – ama consultations de gynÉco obstÉtrique

Eaubonne, Île-de-France
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Description du poste

:
Accueil et orientation des patients :
 Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, familles, appels internes et partenaires extérieurs
 Transmettre les messages

Prise de rendez-vous/gestion des agendas :
 Donner les rendez-vous
 Enregistrer les nouvelles demandes de consultations, d’admission, 1ères fois grossesse
 Prioriser les nouvelles demandes en lien avec le médecin
 Suivre et mettre à jour la liste d’attente des demandes
 Gérer les différents messages (vocaux, mails….)
 Gérer les annulations et/ou reports de rendez-vous
 Ouverture des plages de consultations sur Doctolib à réception du planning

Gestion des dossiers patients :
 Assurer la gestion des dossiers :
o Recherche de dossier (SWAP, en interne)
o Commande du DPU
o Création (1ère fois) pour les dossiers externes
o Enregistrement de la réception, mutation et retour du DPU sur SWAP
o Classement du DPU selon les bonnes pratiques
o Classements des différents examens et courriers (dans le service, aux archives)
o Archivage du dossier

 Assurer l’activité HDJ en consultation
o Mise à jour du dossier avec +/- création de DPU
o Saisie des CRO, CRH
o Saisie du codage (Clip et Hexagone)

 Transmettre les dossiers demandés par les différents services ou consultations
 Rechercher des documents sur les logiciels institutionnels
 Gérer les demandes de dossiers DQGR

Saisie et mise en forme de documents :
 Dictée : directe, reconnaissance vocale, ic-dict
 Gérer le courrier
 Rédiger les CR de réunion
 Saisie CRO, CRH (HDJ), certificats, protocoles, ordonnances

Traitement de l’information/documents communiqués :
 Envoyer les courriers via Lifen
 Trier et distribuer le courrier du service

Traitement des données :
 Coder en partenariat avec les sages-femmes et les médecins
 Saisie du codage dans Clip et Hexagone
 Suivi de l’exhaustivité du codage

Planification des activités spécifiques au service :
 Préparer le staff périnatal : lister les dossiers à staffer et les préparer
 Accueillir et encadrer les stagiaires et les nouvelles secrétaires

Gestion des stocks :
 Reprographie
 Fournitures : consommables

Particularités :
 Polyvalence sur les différents postes (RDV, saisie, dossiers…)
 Capacité à assurer le remplacement de la secrétaire ANAE en son absence

Temps de travail :
 Planifier en coordination avec la secrétaire référente du pôle
 Informer la référente des absences imprévues
 Organiser les congés annuels en équipe avec respect de la consigne (pas plus de 2 absents en même temps).

Connaissances associées :
 Messagerie Outlook
 Cristal-link – Hexagone Web – Clip – Doctolib – Lifen – MiCC – Intraveil (GED, Annuaire, Foederis, actualités, Edgenet, Help Me…)
 Bureautique (Word, Excel)
 Règles de codages CLIP
 Droit des patients et demande d’accès au dossier médical d’un patient
 Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
 Terminologie médicale

Savoir-faire / Savoir-être requis :
 Maitriser l’expression écrite et orale
 Analyser et optimiser un/des processus
 Evaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations
 Identifier/analyser des erreurs de gestion (codage, facturation etc..), en rechercher les causes, définir les moyens d’y pallier
 Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
 Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
 Rigueur professionnelle
 Sens de l’organisation
 Capacité à travailler en équipe
 Qualités relationnelles
 Autonomie
 Volonté de s‘investir dans son poste
 Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

Horaires et lieu de travail :
Amplitude horaire du Secrétariat : 9h-17h30
Du lundi au vendredi : 9h -17h ; 9h30-17h30
Bâtiment Elisabeth BOURGEOIS – Rez-de-chaussée
Temps de travail : 7h24
Congés à prendre en accord avec l’équipe et selon les besoins de service.

Il y a 2 semaines
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