Secrétaire médicale / CDI (H/F)

Responsabilité et missions :

– Assurer l’accueil du patient, des familles et autre et organiser le parcours patient au sein de l’établissement
– Préparer les consultations (vérification du dossier médical, récupération des résultats des différents examens).
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes, les informer et les orienter.
– Gérer les RDV de consultation et d’hospitalisation, en tenant compte des incidences sur l’organisation du service et vérifier la cohérence des plannings.
– Assurer les convocations de consultation et d’hospitalisation ou les annulations de rendez-vous auprès des patients.
– Organiser, si nécessaire, le transport des patients pour leur retour.
– Assurer la cotation des actes de consultation.

– Assurer la circulation des informations entre les différents services de l’établissement et vers l’extérieur
– Numériser des documents dans les dossiers patients informatisés.
– Gérer les boites mail et fax.
– Transmettre le dossier à l’archivage ou à l’unité chargée de prendre ultérieurement en charge le malade.
– Assurer l’enregistrement des données statistiques afférentes à l’activité du secteur consultations.

– Prendre en charge les tâches administratives en lien avec le(s) médecin(s)
– Recevoir, gérer et transmettre les appels et messages téléphoniques.
– Réceptionner, trier et diffuser le courrier.
– Tenir l’agenda des médecins du service pour les prises de rendez-vous.
– Frapper et archiver les courriers, les comptes rendus médicaux.

– Participer à l’optimisation de l’organisation du service
– Contribuer à la réalisation ou à la mise en forme de procédures.
– Veiller au bon fonctionnement et à la gestion des fournitures nécessaires à l’activité du service.

Lien hiérarchique : Cadre de secrétariat

Liens fonctionnels :

– Pôles soins et Directions fonctionnelles
– Etablissements médicaux extérieurs
– Médecins traitants et pharmaciens extérieurs

Connaissances/Savoir-Faire :

– Maîtriser des outils bureautiques et/ou logiciels métiers
– Maitriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
– Bonnes connaissances des terminologies médicales
– Bonnes connaissances des nomenclatures des actes médicaux

Aptitudes personnelles :

– Discrétion
– Organisation et rigueur
– Sens du travail en équipe
– Sens de l’accueil et du service
– Sens des priorités
– Empathie
– Ecoute
– Réactivité
– Souplesse et adaptabilité

Diplômes et expérience
– Ce poste requiert impérativement un diplôme de secrétaire médicale.
– Une première expérience dans le secteur hospitalier serait appréciée.