Secrétaire médicosocial / médicosociale

Les Associations Emmanuelle et l’ATASH, implantées depuis de nombreuses années en Charente-Maritime et spécialisées dans le secteur médico-social, développent conjointement un SAMSAH (Service d’Accompagnement Médico-Social pour Adultes Handicapés) départemental au profit de 45 adultes avec un Trouble du Spectre de l’Autisme.

Les Associations Emmanuelle et l’ATASH, implantées depuis de nombreuses années en Charente-Maritime et spécialisées dans le secteur médico-social, développent conjointement un SAMSAH (Service d’Accompagnement Médico-Social pour Adultes Handicapés) départemental au profit de 45 adultes avec un Trouble du Spectre de l’Autisme.
Votre mission, si vous l’acceptez:
C’est dans ce contexte que nous recherchons un(e) secrétaire pour un CDI à 50%, dans le cadre du GCSMS.
Une adhésion aux Projets Associatifs et aux recommandations de bonnes pratiques de la Haute Autorité de Santé est nécessaire. Sous l’autorité des Directeurs Généraux, et de la direction du SAMSAH-TSA vous travaillerez au sein d’une équipe pluridisciplinaire, dans les locaux du GCSMS Emmanuelle Atash.
Afin de répondre aux attentes de la Direction, des personnes accompagnées et de leurs aidants/familles, vos principales missions seront les suivantes :

MISSIONS GENERALES : Le (la) secrétaire a, sous l’autorité du Directeur du GCSMS SAMSAH TSA, une responsabilité générale du fonctionnement du service qui, sans être exhaustifs, se décline sur les points ci-dessous.

Le (le) secrétaire participe, auprès de la direction, à :
– la gestion du service dans les domaines suivants : administratifs, ressources humaines, matérielles et financières ;
– l’élaboration du projet du service ;
– la rédaction du règlement intérieur ;
– la rédaction du rapport d’activité ;
– la gestion du dossier informatisé qui recueille les données du personnel et effectue le lien avec le service des ressources humaines si besoin ;
– l’affichage des notes de service après validation de la direction ;
– un temps d’échanges hebdomadaire avec le directeur et/ou la coordinatrice pour un fonctionnement efficient du service.

Le(la) secrétaire assure :
Auprès de l’ensemble du service :
– la gestion administrative des documents liées à l’organisation du service :
o La gestion des courriers (réception, tri, envoie)
o La gestion du standard (appels, mails)
o Le suivi du tableau transmis à l’ARS et au Département, relatif aux admissions au sein du GCSMS SAMSAH TSA

L’élaboration de comptes-rendus, et assure leur diffusion quand cela est nécessaire
o La diffusion d’informations auprès des membres de l’équipe pluri professionnelle du GCSMS SAMSAH TSA, dans le respect des décisions prises et sous l’autorité du directeur et/ou de la coordinatrice
– un soutien à l’ensemble de l’équipe par ses connaissances et ses formations dans son champ d’intervention ;
– le respect des procédures administratives établies : protocole signature, transmissions etc. ; – sa participation aux réunions institutionnelles.

Auprès des personnes accompagnées et leurs familles
– l’accueil physique des personnes accompagnées et des familles sur l’antenne de Châtelaillon Plage ;
– l’accueil téléphonique du GCSMS SAMSAH TSA auprès des personnes accompagnées et leurs familles
– l’organisation des tâches et missions générales de secrétariat en lien avec le directeur et la coordinatrice :
o La gestion du dossier informatisé (MEDIATEAM) de la personne accompagnée : compléter la partie administrative du dossier et veiller au respect des mises à jour
o La gestion administrative des documents liés à l’accompagnement des personnes : documents en lien avec la procédure d’admission (exemple DIPC), documents en lien avec la démarche qualité (exemple enquêtes de satisfaction), documents en lien avec l’accompagnement (exemple flyers à destination des aidants familiaux).

Auprès des partenaires du GCSMS SAMSAH TSA
– le lien avec les partenaires du GCSMS SAMSAH TSA :
o Accueil physique des partenaires
o Réception des appels
o Redirection vers les professionnels du service concerné
o Diffusion d’informations après validation auprès de la direction La fiche de poste est évolutive, d’autres missions pourront vous être demandées en fonction des besoins du service

Actualiser le dossier médical du patient

Accueillir, orienter et renseigner un patient

Renseigner des documents médico-administratifs

Assurer la gestion administrative d’une activité