CDI

Un assistant de direction – h/f – direction des affaires médicales – (réf : 017322)

Publié il y a 2 semaines par CHU Grenoble Alpes - Site NORD
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes
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Description du poste

Descriptif

Le CHU Grenoble Alpes recrute :

Un Assistant de Direction – H/F – Direction des Affaires Médicales – (Réf : 017322)

Poste de catégorie C – Fonction Publique Hospitalière

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique hospitalière et des autres titulaires des autres fonctions publiques par voie de détachement et aux contractuels en Contrat à Durée Déterminée (CDD)

Quotité de temps de travail : 100 %

Une prise de fonction est souhaitée dès que possible

Un diplôme et/ou une expérience en secrétariat, bureautique et/ou gestion administrative sont indispensables pour ce poste.

Présentation du service :

La Direction des Affaires Médicales (DAM) a pour mission de gérer l’ensemble des effectifs médicaux du CHU GRENOBLE ALPES dans le respect des textes réglementaires qui les régissent avec le budget qui lui est alloué.
La DAM accompagne les praticiens dans leur parcours hospitalier de l’externat jusqu’à leur départ en retraite. Elle gère notamment la paie des personnels médicaux, les congés et absences, les mises à disposition, les temps partagés avec d’autres établissements.
La DAM accompagne les projets du CHU sur le versant ressources médicales ; elle est l’interlocuteur privilégié de la Présidence de la Commission Médicale d’Etablissement (CME) des Doyens (de l’UFR de Médecine et de l’UFR de Pharmacie).

Profil
Les activités spécifiques au poste :

Secrétariat :
Accueil physique et téléphonique ;
Gestion du courrier (papier et électronique) ;
Gestion de la boite mail du Service ;
Diffusions de messages listes DAM ;
Planification des agendas ;
Organisation Réunions (Doodle, réservation de salle, visioconférence) ;
Dossier partagé : rangement et actualisation ;
PV et CR réunions ;
Préparation des dossiers avant réunions ;
Préparation des avis CME ;
Décisions DAM ;
Formalisation d’attestations ;
Réservation de billets de train dans le cadre des ordres de mission ;
Accueil et distribution des formulaires dans le cadre du plan de déplacement entreprise (PDE) ;
Commandes papèterie et bons scoop ;
Suivi du planning de Télétravail ;
Enregistrement dans Chronos des congés des Attachés d’Administration ;
Communication :
Site Intranet (alimentation et animation) ;
Communication : flash info, Newsletter ;
Recrutement : annonces, publication postes ;
Gestion :
Enregistrement, envoi et traçabilité des demandes d’autorisation de cumul d’activité à titre accessoire ;
Mise à jour du document « structures internes », qui répertorie les noms des responsables par pôles, par services et par unités ;
Mise à jour et suivi du tableau de la demi-garde des urgences : envoi du calendrier, suivi des demandes de modification, mise à jour de la liste de diffusion ;
Suivi des contrats d’engagement de service public exclusif : envoi des nouveaux contrats et des renouvellements, veille de la réception des contrats signés ;
Gestion des grèves : diffusion informations et assignations ;

Les compétences et savoir être spécifiques requises à ce poste :

Niveau Bac ou bac +2 apprécié (secrétariat, bureautique, gestion administration, assistant de direction…)
Goût pour l’informatique et les chiffres ;
Capacité d’autonomie et d’initiative ;
Maitrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint ;
Aisance rédactionnelle
Connaissance du milieu hospitalier appréciée

Nous serons particulièrement attentif que les qualités relationnelles du candidat (Présentation, élocution, capacité de reporting…).

Ce poste requière également beaucoup de discrétion de tact et de diplomatie.

Conditions de travail :

Temps de travail : 100%
37h30 Hebdomadaire
15 RTT
Du lundi au vendredi.

Il y a 2 semaines
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