CDI

Un Assistant de la Sous-Direction Prévention et Evaluation à METZ

Publié il y a 2 semaines par CDG31
Nilvange, Lorraine
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Descriptif de l’emploi Placé sous l’autorité hiérarchique directe du Directeur de la Sous-Direction de la Prévention et de l’Evaluation, l’agent sera chargé d’assurer le secrétariat de la Sous-Direction de la Prévention et de l’Evaluation ainsi que de coordonner son organisation logistique et administrative. Il s’agira également d’assurer le suivi de 80 agents rattachés à cette Sous-Direction en matière de ressources humaines et de réaliser le suivi mensuel des statistiques d’activités. Missions DANS LE CADRE DES MISSIONS D’ASSISTANT DU DIRECTEUR
– Gérer l’agenda du Directeur de la Sous-Direction Prévention et Evaluation et filtrer ses appels téléphoniques,
– Apporter des réponses par téléphone ou par messagerie au public, aux partenaires, aux cadres de la Sous-Direction,
– Frapper et mettre en forme les courriers et ses documents du Directeur en veillant au respect de la charte graphique, des circuits et des procédures de la Collectivité ; suivre les courriers dans les outils dédiés,
– Saisir les rapports de la Commission Permanente et des Réunions Trimestrielles dans le logiciel dédié.

DANS LE CADRE DU SUIVI DES DOSSIERS PARTICULIERS
– Suivre les dossiers particuliers confiés par le Directeur de la Sous-Direction Prévention et Evaluation en fonction des besoins et des activités et travaux en cours (exemple dans le cadre la conférence des financeurs, de la mise en œuvre de réformes réglementaires ou de groupes de travail).

DANS LE CADRE DES MISSIONS DE SECRETARIAT DE LA SOUS-DIRECTION PREVENTION ET EVALUATION
– Etre le relai entre les services et la Direction concernant la circulation des courriers, notes, etc.
– Assurer la diffusion des informations au sein de la Sous-Direction,
– Collecter et coordonner les retours d’information au sein de la sous-direction en veillant au respect des délais,
– Suivre les courriers des services dans les outils dédiés et relancer les services si nécessaire (airs courriers et autres outils d’enregistrement des interventions),
– Assurer une communication transversale des informations de toute nature,
– Participer aux réunions de la Sous-Direction, si besoin sur les territoires avec les Pôles de l’autonomie ; en rédiger les comptes rendus de réunions de service et des réunions des groupes de travail,
– Dans le cadre de la réorganisation de la Sous-Direction, concevoir, harmoniser et coordonner les outils communs aux services, en particulier pour les chefs de service des Pôles de l’Autonomie (nouvelle arborescence, planning, modèles de courriers, etc.),
– Apporter des conseils aux services en matière d’organisation de fichiers, de conception de documents, de courriers, dans l’objectif d’harmoniser les pratiques au sein des Pôles de l’Autonomie.

DANS LE CADRE DES ACTIVITES DE SUIVI EN RESSOURCES HUMAINES
– Tenir à jour le planning des congés des cadres de la Sous-Direction,
– Concevoir des outils de suivi du personnel (mouvements du personnel, absences longues, formations, temps de travail, …) et les mettre à disposition des chefs de service,
– Etre le relai entre la Direction et les services pour des demandes diverses concernant le personnel (convocations médecine du travail, demande de stage, grèves, etc.). Profils recherchés – Posséder des connaissances générales relatives au domaine des aides, services, dispositifs et établissements pour les personnes en perte d’autonomie,
– Connaître les différentes prestations sociales versées par le Conseil Départemental aux personnes âgées et handicapées,
– Connaître les règles administratives internes et les circuits,
– Posséder des qualités d’organisation et d’autonomie,
– Posséder des qualités relationnelles,
– Savoir prendre des initiatives,
– Faire preuve de rigueur et de discrétion,
– Connaître et maitriser les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et les logiciels métier (Perceaval, Gedelib, Airs Courriers). Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentairesRésidence administrative du poste : METZ.
Poste à temps complet, éligible à la NBI (10 points).
Contact RH : Vanessa VAZQUEZ, Chargée de développement des compétences, tél. 03. 87. 21. 50. 49 Déposer ma candidature

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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Il y a 2 semaines
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