Un-e Agent-e d’Accueil et de Gestion Administrative (Officier d’Etat Civil)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsIl est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants est la porte d’entrée des habitants et usagers pour toutes leurs démarches (accueil physique et à distance). Elle participe avec les Mairies d’arrondissement à la définition des parcours usager et œuvre à plus de participation et de concertation du public. A ce titre, la Délégation pilote la plateforme de concertation citoyenne et le premier budget participatif de la Ville de Lyon.

La mairie du 6ème arrondissement compte 32 agents pour une population de 51500 habitants, et se compose de 2 services dont le service Affaires Publiques et la Gestion Décentralisée/Point Conseil/Gardiens. Missions et conditions d’exercice Missions : Sous l’autorité du responsable du service des Affaires Publiques, vous exercez votre activité principalement au pôle Etat Civil. Vous traitez également les demandes relatives aux Affaires Diverses (recensement militaire, scolaire, élections…).

Vous pouvez être occasionnellement sollicité-e pour le service CNI/Passeports.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux attentes des usagers conformément au cadre réglementaire.

Activités principales :

1. Organisation de l’information des usagers :
– recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes ;
– enregistrer les naissances, établir et mettre à jour les registres d’état-civil ;
– produire et mettre à jour les livrets de famille, les actes d’état-civil (naissances, mariages) ;
– constituer les dossiers (mariages) et célébrer les mariages ;
– organiser et mettre en œuvre des dispositifs d’accueil du public ;
– concevoir des dispositifs de recueil des demandes des usagers et de régulation – médiation ;
– animer des réunions d’information ;
– évaluer et optimiser la qualité du service rendu à l’usager.

2. Assistance et appui technique :
– élaborer des préconisations ;
– élaborer ou mettre à jour des supports de formation/guides/procédures ;
– participer à des réunions.

Activités spécifiques :

1. Compte rendu d’activité :
– proposer des solutions et des adaptations ;
– rendre-compte à la hiérarchie ;
– élaborer et tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d’activité.

2. Conduite et contrôle des procédures administratives :
– élaborer les circuits et les procédures administratives ;
– mettre en place, sécuriser et contrôler l’application des procédures administratives.

3. Instructions des dossiers et application des procédures :
– transmettre des informations et documents administratifs ;
– collecter, exploiter et organiser des données administratives et/ou financière ;
– rédiger et renseigner des documents administratifs ;
– recueillir, classer et archiver des documents ;
– analyser quantitativement et qualitativement les dossiers.

4. Suivi juridique :
– rédiger les documents et les actes administratifs ;
– suivre l’activité (statistiques, BMO,…) ;
– suivre les actes administratifs ;
– suivre l’évolution de la réglementation.

Conditions spécifiques d’exercice et / ou avantages du poste :

Horaires: 38h00 hebdomadaire du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 – travail 1 samedi par roulement de 9h15 à 12h15

Lieu de travail : Mairie du 6ème – 58 rue de Sèze, 69006, LYON

Horaires : Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 + 18 RTT

Niveau d’étude : Niveau 3 – CAP BEP…

Niveau d’expérience : 2-5 ans

Niveau du poste : CG2

Profils recherchés CONNAISSANCES
– Bonnes connaissances des textes et procédures régissant l’état-civil
– Connaissances techniques de base dans les différents domaines d’activité des mairies d’arrondissement, en vue de la polyvalence avec les autres guichets
– Organisation administrative de la collectivité
– Statut de la fonction publique
– Vocabulaire professionnel
– Connaissances réglementaires et législatives selon son domaine de spécialité
– Outils de suivi d’activité
– Logiciels bureautiques
– Progiciels spécialisés

SAVOIR-FAIRE
– Méthodes et outils d’analyse et de diagnostic
– Techniques rédactionnelles
– Techniques de classement et d’archivage
– Techniques de médiation
– Technique de gestion des conflits

QUALITES
– Organisation et gestion du temps de travail
– Goût du contact avec le public
– Capacité à décoder et apprécier toute la demande de l’usager par des techniques d’écoute active, de questionnement, de reformulation
– Communiquer des informations claires et compréhensibles
– Sens du travail en équipe
– Sens de l’organisation, rigueur, discrétion et diplomatie
– Garantir la confidentialité des informations