UN-E ASSISTANT-TE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Rédacteur Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi Rattaché-e à la responsable du Pôle Petite Enfance, vous serez chargé-e :
* d’assurer un ensemble de travaux de nature administrative et financière pour l’ensemble des établissements d’accueil de jeunes enfants
* être identifié-e comme référent-e fonctionnel du logiciel de gestion des EAJE et apporter un appui technique aux utilisateurs-rices
* d’assister la directrice Petite Enfance et la cadre de santé dans la mise en œuvre de leurs activités sur le plan administratif et financier Missions et conditions d’exercice ACTIVITES PRINCIPALES

Référent-e informatique du progiciel concerto
* Assurer le paramétrage, la mise à jour et veiller à une utilisation conforme et homogène du logiciel de gestion des structures en fonction de l’évolution de la réglementation en vigueur
* Assurer l’interface technique sur tous les sujets liés au logiciel entre les structures d’accueil petite enfance, la DSCN et le fournisseur du logiciel
* Gèrer les incidents de 1er niveau
* Assurer la formation des nouveaux arrivants et apporter un appui technique aux utilisateurs
* Accompagner au quotidien les équipes dans l’utilisation et la maîtrise du progiciel
* Assurer le paramétrage des données annuelles (changement de plafond, plancher, calendriers, groupes…)

Gestion administrative
* Assurer auprès des secrétariats de structures d’accueil petite enfance un soutien technique dans l’usage de la bureautique (tableaux de bord et statistiques)
* Suivre les évolutions de la réglementation en vigueur et veiller à la conformité réglementaire de leur mise en œuvre en prenant des actes administratifs adequats
* Etablir les statistiques dédiées pour la tutelle CAF, pour les bilans d’activités et dossiers spécifiques du service
* Extraire un certain nombre de données d’activité, statistiques du logiciel de gestion et en assurer une analyse de premier niveau avant transmission aux directrices d’EAJE
* Assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement des structures d’accueil petite enfance, à l’accueil et à l’information des familles.
Gestion financière
Volet EAJE
* Préparer la facturation : calcul des participations, régularisation des déductions,
* Editer les factures à destination des familles pour l’ensemble des EAJE
* Vérifier la facturation à l’aide du logiciel et des états de présence produits par chaque structure,
* Etre l’interlocuteur de la trésorerie principale pour les questions relatives au suivi des impayés,
* Assurer une veille et alerter les responsables d’EAJE sur les différences entre le réel et le facturé
* Assurer l’interface avec les services Gestion et Prestations de la CAF, en lien avec la responsable financière du CCAS (BP, CR, états statistiques et paiement prestation de service, …)
* Assurer la saisie informatique des états mensuels et trimestriels de la CAF
* Gérer la saisie et l’édition des factures des repas au personnel

Volet Direction Petite Enfance
* Assurer le suivi des achats de matériel et mobilier des structures d’accueil petite enfance et veiller à la conformité de leur mise en œuvre dans le respect du code des marchés publics
* Assurer les commandes de vêtements professionnels
* Assurer la passation et le suivi des contrats de maintenance et d’entretien des matériels électroménagers, des procédures spécifiques de conformité sanitaire
* Centraliser et transmettre les demandes des structures d’accueil petite enfance d’interventions par les services techniques de la Ville (As-tech) Profils recherchés * Techniques d’accueil, de secrétariat, de classement et d’archivage
* Règles de comptabilité et finances
* Français parlé et écrit (orthographe et syntaxe)
* Fonctionnement des services de la collectivité
* Écrits administratifs, circuits et procédures administratives
* Utiliser l’outil informatique (suite MS Office/Open Office, Internet, Intranet)

* Utiliser des applicatifs métiers (concerto, civil…)
* Évaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences
* Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités
* Gérer les aléas
* Trouver rapidement l’information
* Rédiger et mettre en forme des courriers ou des documents administratifs
* Maîtriser le publipostage
* Respecter la confidentialité des informations traitées
* Constituer des dossiers et classer tout document selon un plan de classement
* Communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes ou externes
* Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives, respecter des délais

* Rigueur, précision, qualité du travail, adaptabilité, autonomie, esprit d’initiative
* Sens de l’organisation et de la planification, capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
* Capacité d’écoute et de reformulation, discrétion, respect du devoir de réserve
* Sens du travail en équipe et de la diplomatie
* Excellentes qualités communicationnelles et relationnelles
* Savoir gérer les situations d’urgence