CDI

Une ou un Assistant de Direction – F/H – (poste n°68-1375)

Publié il y a 3 semaines par CDG31
Haut-Rhin, Grand Est
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi Missions :

Sous l’autorité de votre responsable hiérarchique, vous êtes en charge de :
– Soutenir l’Assistante de direction en résidence administrative à Strasbourg, assister le Directeur et ses Adjoints
– Participer au processus d’inscription des rapports et délibération en utilisant les outils et internes
– Anticiper les échéances administratives
– Garantir le respect des procédures internes à la CeA et à la DIMG
– Assurer le secrétariat des services de la DIMG au sein de l’équipe
– Coordonner la collecte des documents nécessaires aux subventions financières et en assurer les saisies
– Piloter des dossiers et démarches administratives nécessaires au fonctionnement de la DIMG. Missions et conditions d’exercice A ce titre, vos principales missions sont les suivantes:

1) Secrétariat et accueil de la Direction :
– Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction
– Filtrer les appels et assurer le relais auprès des services compétents
– Rédiger des courriers et procéder à l’envoi et au suivi
– Etablir et suivre des demandes d’interventions ou travaux sous Active 3D
– Organiser les réunions pour la direction et les services, notamment les réunions auxquelles participent les élus
– Veiller, en binôme avec l’assistante de direction en résidence administrative à Strasbourg, au suivi des congés et absences des agents de la DIMG et notamment des secrétaires afin d’assurer une continuité de service

2) Assistanat :
Sur leur demande, assister le directeur et ses adjoints dans le suivi de dossiers transversaux
– Assurer le suivi et la gestion de certains dossiers de la Direction et des services
– Gérer l’agenda du directeur et de ses adjoints
– Anticiper et organiser les déplacements du directeur
– Rédiger et diffuser des informations pour le compte de la Direction
– Participer aux réunions de Direction et rédiger les comptes rendus
– Gérer les courriers entrant et sortant de la Direction
– Préparer, mettre en forme les courriers et notes de la Direction : enregistrement, suivi du processus de validation et de signature (elise, Cortex, iparapheur, sharpoint…)
– Participer à la formalisation des rapports dans le logiciel CeActs : préparation des rapports, suivi des modifications en respectant les étapes de validation
– Favoriser la transmission d’informations au sein de la Direction Profils recherchés Vous êtes idéalement titulaire d’un BAC/BAC+2 secrétariat de Direction et avez une expérience réussie dans des fonctions similaires.

SAVOIR :
Connaissance des politiques et de l’organisation de la collectivité
Connaissance des circuits et des procédures de la collectivité

SAVOIR FAIRE :
Capacité à réagir en situation d’urgence et à résoudre les problèmes
Sens de l’organisation
Maîtrise des techniques de communication interne et externe (accueil)
Capacité à rédiger des courriers ou des comptes-rendus
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook et Powerpoint)

SAVOIR ÊTRE :
Engagement
Dynamisme
Esprit d’initiative
Sens de l’écoute
Capacité d’adaptation
Capacité d’anticipation
Discrétion professionnelle
Sens du travail en équipe

Recrutement statutaire ou à défaut par voie contractuelle (CDD)
Cadre d’emploi de recrutement : Rédacteur territorial
Résidence administrative située à Colmar (100 avenue d’Alsace)
Poste à temps complet (40h semaine)
RTT, tickets restaurant, amicale du personnel, participation employeur mutuelle.

Il y a 3 semaines
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