Assistant administratif / Assistante administrative

L’assistante administrative est placée sous l’autorité hiérarchique du Directeur général et sous l’autorité fonctionnelle des 2 délégués administratifs.

Tâches relatives aux dossiers de qualification :
– Enregistrement et accusé réception des dossiers de qualification selon procédures (1ères demandes et renouvellements)
– Enregistrement et accusé réception des recours/appels
– Relance des qualifiés (courrier simple puis recommandé) selon planning validé
– Edition et envoi des certificats de qualification (pour les dossiers de 1ère demande et de renouvellement)

Facturation :
– Enregistrement des règlements reçus (virements, CB, chèques) liés aux frais d’instruction des dossiers
– Edition et envoi des factures relatives aux frais d’utilisation de marque selon procédure

Préparation des réunions d’information de l’OPQIBI, salons et congrès :
– Enregistrement des coordonnées des prospects
– Enregistrement des participants
– Préparation et envoi de la documentation et objets promotionnels

Tâches assistanat administratif traditionnel :
– Accueil physique et téléphonique
– Gestion du courrier (réception et envoi, gestion des NPAI)
– Préparation des salles de réunion (pour les réunions des comités, du conseil d’administration, du GAD et des groupes de travail)
– Gestion des relations avec les fournisseurs (commandes des fournitures de bureau, des consommables, .)
– Classement, archivage, photocopie