Assistant Administratif et Communication (H/F)

Gestion du secrétariat & tâches en communication:
– Assurer la gestion du courrier papier et électronique : réception, tri, diffusion, transmission, envois, et traitement de la boîte mail générique.
– Réceptionner et signer les bons de livraison pour colis et recommandés.
– Préparer des dossiers, concevoir et mettre en forme différents documents, courriers et supports de communication.
– Rédiger des courriers pour les cadres du Siège.
– Veiller au respect de la charte graphique de l’Association.
– Gérer au besoin les agendas des directeurs, organiser des réunions et participer à la préparation des déplacements (réservations diverses).
– Assurer le suivi des parapheurs, contrôler les pièces soumises à signature et alerter la hiérarchie en cas de besoin.
– Réaliser la reliure de documents institutionnels.
– Mettre à jour certains documents internes (annuaires, listes, etc.).
– Participer à la mise à jour du site internet et à la création de supports visuels, ou de projets de communication interne et externe en lien avec l’Assistante de Direction Générale.
Accueil, information et orientation du public:
– Assurer l’accueil physique des visiteurs, les orienter au sein du Siège
– Assurer l’accueil téléphonique : gestion du standard, tri et traitement de la messagerie vocale.
– Identifier, filtrer et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés (siège, structures, services de l’Association).
– Transmettre les messages et garantir une communication fluide entre l’extérieur et le siège.
– Informer le public sur l’organisation et le fonctionnement du Siège et de l’Association.
– Assurer une qualité d’accueil adaptée aux différents publics reçus au siège, dans le respect des règles de courtoisie et de confidentialité.
– Préparer et proposer des cafés aux visiteurs et, le cas échéant, aux personnes reçues en rendez-vous, en veillant à la bonne tenue et au réassort de l’espace d’accueil.
Organisation et logistique:
– Réserver des salles de réunion selon les besoins et veiller à leur disponibilité.
– Préparer les salles et espaces d’accueil nécessaires à la tenue des réunions et rendez-vous.
– Gérer le réassort des fournitures d’accueil et de bureau et procéder aux commandes.
– Assurer le suivi des besoins courants liés à l’accueil et au fonctionnement du Siège.