Assistant administrative bureau d’étude (H/F)

* Préparation des appels d’offres:
– Assister le Bureau d’Études dans la préparation et le suivi des appels d’offres publics et privés
– Lire les pièces administratives et techniques des dossiers de consultation et rassembler les éléments nécessaires à la réponse
– Consultations (voir la catégorie Consultations et approvisionnements)
– Participer à la préparation des éléments de chiffrage, mémoire et aux consultations fournisseurs ou sous-traitants nécessaires à l’étude
– Préparer et tenir à jour les pièces administratives de candidature, notamment les DC1, DC2, DC4, K-bis.
– Veiller à la complétude des dossiers dans le respect des échéances de remise
* Préparation administrative et technique des chantiers:
– Assister le Responsable Bureau d’Études et le Conducteur de Travaux dans la préparation des chantiers
– Centraliser les informations administratives et techniques nécessaires au démarrage des travaux
– Préparer et assurer le suivi des PPSPS en lien avec les responsables concernés
– Constituer les dossiers techniques d’agrément et rassembler les fiches techniques, certifications, échantillons et documents nécessaires
– Transmettre les dossiers pour visa au client ou à la maîtrise d’œuvre, suivre les retours et s’assurer de leur validation avant commande
– Créer les dossiers de chantier conformément à la procédure interne et tenir les documents à jour
*Consultations et approvisionnements:
– Recueillir auprès du Conducteur de Travaux les besoins en fournitures.
– Lancer les consultations auprès des fournisseurs et sous-traitants
– Comparer les prix, délais, caractéristiques techniques et conditions de livraison, puis établir une analyse comparative des offres
– Transmettre l’analyse au Conducteur de Travaux pour validation du fournisseur ou de la solution retenue
– Après validation des fiches techniques et du choix retenu, préparer et passer les commandes fournisseurs en coordination avec le Conducteur de Travaux
– Suivre les confirmations de commande, quantités, délais de livraison et modifications, et alerter en cas d’écart ou de non-conformité
– S’assurer avec le Conducteur de Travaux que l’ensemble des besoins du chantier a bien été commandé
* Création et suivi des commandes chantier:
– Créer et saisir dans EBP les commandes chantier à partir des marchés, devis ou éléments validés
– Éditer l’accusé de réception de commande (AC) et contrôler les informations du chantier, du client, les prestations, quantités, unités et prix
– Vérifier la cohérence de l’AC avec le marché, le devis et les éventuels avenants ou modifications validées
– Modifier et rééditer l’AC en cours de chantier selon les évolutions validées, en assurant la traçabilité des versions
– Transmettre l’AC à jour au Conducteur de Travaux pour diffusion au Chef de chantier
*Gestion administrative et contractuelle:
– Assurer le suivi administratif et contractuel des chantiers en appui des responsables concernés
– Préparer les DC4 et suivre les dossiers administratifs de sous-traitance
– Recueillir et contrôler les attestations fiscales et sociales, assurances, qualifications et autres pièces requises
– Participer au suivi des avenants et autres documents contractuels du marché
– Classer, archiver et maintenir à jour les documents administratifs et techniques
– Participer à la préparation des éléments nécessaires à la réception, aux levées de réserves et au DOE
*Coordination et suivi des projets:
– Assurer le lien administratif et documentaire entre le Bureau d’Études, le Conducteur de Travaux, les Chefs de chantier, les fournisseurs et les sous-traitants
– Participer aux réunions de chantier ou de projet lorsque nécessaire
– Relayer les demandes des maîtres d’ouvrage et maîtres d’œuvre auprès des responsables concernés
– Tenir à jour les tableaux de suivi utiles à ses missions
– Signaler les écarts, difficultés ou pièces manquantes aux responsables concernés