Assistant / Assistante de direction

Vos missions :
Coordination et gestion administrative
– Soutenir la direction dans l’organisation de son activité et celle de l’association : gestion des agendas, organisation des déplacements et des rendez-vous, accueil téléphonique et physique des visiteurs.
– Rédaction de courriers, compte rendus, suivi des dossiers, suivi des échéances.
– Gestion des événements indésirables ; commandes spécifiques.
– Transmission d’informations liées à l’activité de l’association.

Organisation des événements associatifs
– Coordination et gestion des événements clés de la vie de l’association.
– Organisation des réunions du Conseil d’Administration.

Gestion des ressources humaines
– Suivi des congés des salariés, gestion des affichages obligatoires, diffusion des offres d’emploi; Intégration des nouveaux arrivants et accompagnement des stagiaires.

Management d’équipe
– Coordonner et animer le Pool de secrétariat et superviser l’activité des agents techniques rattachés à la direction.
– Déplacements fréquents sur les sites de l’association.

Référente informatique
– Commande et gestion du matériel informatique et des problèmes (en lien avec l’informaticien)
– Création des accès du logiciel patient, suivi des extractions mensuelles.
– Gestion des codes sécurisés et du pilotage du dossier RGPD.
– Mise à jour du site internet.
– Gestion de la flotte téléphonique.
– Veille documentaire et réglementaire

Gestion des locaux et véhicules
– Gestion des locaux, des contrats (assurances, EDF.), des sinistres, suivi des travaux et interventions avec les prestataires, en lien avec les agents techniques et les équipes.
– Gestion du parc de véhicules de l’association : assurances, déclaration de sinistres, suivi des entretiens, planification des utilisations.