Assistant / Assistante de direction (H/F)
Description du poste
Poste en CDI à 70% à pourvoir au 1er juin.
L’assistant(e) de direction reflète l’image de l’EHPAD « le Clos Fleuri »
– Il/elle assiste la directrice afin d’optimiser la gestion de son activité. Organise et coordonne les
informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
– Il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques
ACTIVITES PRINCIPALES :
– Assure la mise en relation et l’accueil des relations extérieures et de l’ensemble des interlocuteurs,
– Gère l’agenda des responsables concernés,
– Assure la rédaction de documents sur simples indications,
– Contribue à la mise en œuvre de projets, en assure le suivi et rend compte de son action,
– Prépare, assiste et assure le compte rendu de réunion,
– Prend en charge le fonctionnement administratif et logistique nécessaire,
– Vérifie la disponibilité des informations comptables et de gestion,
– Déclenche et surveille la production des états et remplit les états réglementaires,
– Participe à la rédaction de documents comptables, vérifie la pertinence des résultats globaux obtenus
Responsabilités :
Gestion administrative à un niveau avancé, rôle de médiateur, implication dans la gestion de projets
Optimiser l’organisation administrative et logistique, disposer d’une vue d’ensemble sur les activités de
l’établissement permettant de contribuer à la stratégie et à la prise de décision, contribution dans la
gestion des ressources humaines, de la planification des recrutements à la coordination des formations,
capacité à s’adapter rapidement aux changements.
Respecter les consignes et s’organiser en fonction des délais à respecter
SAVOIRS :
– Respecter la confidentialité des dossiers et de la vie des résidents,
– Organiser et gérer son temps ; ranger, trier, classer et surtout retrouver en cas de besoin tous les documents administratifs attenants à l’établissement,
– Mettre en forme les documents, mettre en place des procédures, maîtriser l’orthographe,
– Travailler pour une direction peut amener à réaliser des missions de pré-comptabilité, d’assistance au recrutement, d’assistance aux achats.
– Savoir faire face aux imprévus : réagir rapidement et efficacement à une situation d’urgence et supporter des situations émotionnelles difficiles et répétitives
PROFIL :
– Expérience de 3ans.
– Connaissance association loi 1901, établissement type EHPAD
