Assistant.e fédéral.e (H/F)

Suivi et gestion administrative, logistique de la fédération

– Gestion des achats de fournitures et d’alimentation, et relations avec les fournisseurs ou prestataires ; recherche de prestataires ou fournisseurs ;
– Suivi des dossiers administratifs de la fédération : assurance, mutuelle, médecine du travail, formation, RGPD, etc.
– Suivi des outils de gestion du personnel et des démarches administratives liées aux ressources humaines : registre du personnel, dossiers de recrutement, planning de présence, congés, gestion et transmission des arrêts maladie, etc.

– Organisation logistique et suivi administratif des rencontres fédérales (animation de réseau) et des formations :
o Mise à jour du catalogue de formation
o Gestion des inscriptions (suivi, relances, confirmations),
o Gestion des paiements, attestations de formation,
o Organisation logistique

– Appui à l’organisation des instances fédérales AG, CA, séminaires) :
o Préparation des documents supports des instances (émargement, dossiers participants)
o Tenue du registre des comptes-rendus et émargements,
o Réalisation des mises à jour administratives (Préfecture),

– Appui administratif et de gestion sur certains projets fédéraux (Carsat, Senacs, services civiques, temps forts régionaux, etc.)
– Suivi et traitement des dossiers de demandes d’adhésion
– Gestion de l’inventaire et suivi des prêts de ressources fédérales au réseau
– Tenue des archives fédérales
– Rédaction de comptes-rendus et courriers divers.

Suivi et gestion comptable de la fédération
En lien avec le prestataire comptable, le.la trésorier.e de l’association et la déléguée
– Suivi de la comptabilité : rapprochement bancaire
– Suivi des versements de subventions
– Vérification des notes de frais, remise de chèques, contact avec la banque
– Élaboration et suivi des cotisations fédérales
– Élaboration et suivi des factures
– Contribution à la préparation et au suivi administratif et financier des demandes et bilans des demandes de subvention

Connaissances et compétences attendues
– Maîtrise des outils de secrétariat (suite bureautique, outils collaboratifs, etc.)
– Maitrise des principes comptables associatifs ;
– Maitrise des outils de gestion comptables ;
– Maitrise minimale de la conception graphique d’outils de communication simples
– Connaissance du fonctionnement associatif ;
– Aisance rédactionnelle (orthographe et expression écrite) et bonne expression orale

Qualités requises
– Rigueur, organisation, méthode ;
– Réactivité, adaptabilité, polyvalence
– Sens de la coopération et du travail en équipe
– Capacité d’initiative et autonomie
– Capacité d’analyse et de synthèse
– Aisance relationnelle, capacité d’écoute et discrétion

– Prise de poste : dès que possible
– Organisation du travail selon l’activité
– Interventions occasionnelles en soirée et le week-end
– Mutuelle complémentaire
– Congés supplémentaires