Assistant(e) administratif(ve) et technique (H/F)
Description du poste
Oxium group est spécialisé dans la gestion globale de projets de construction, en France et en Afrique de l?Ouest, dans deux domaines : l?aménagement des établissements recevant du public et les énergies renouvelables (parcs éolien et centrales photovoltaïques). Il offre des services allant de la conception à la réalisation, en passant par la coordination et la supervision de chantiers.
DESCRIPTION DU POSTE
Rattaché au Responsable Administratif et Financier, l’assistant administratif et technique assure un rôle de support essentiel à l’organisation et au bon déroulement des opérations du groupe. Il assiste les responsables travaux dans le suivi administratif des chantiers et participe à la gestion quotidienne des tâches administratives du bureau. Il est garant de la bonne tenue documentaire, du suivi des prestataires, de la gestion des demandes techniques et administratives, et contribue à la fluidité des échanges entre les différents services.
MISSIONS
Support administratif général :
– Gérer le standard téléphonique et traiter les demandes courantes
– Réceptionner, rédiger et assurer le suivi des courriers
– Organiser la prise de rendez-vous et gérer les réservations (hébergements, transports)
– Rédiger les comptes-rendus de réunion
– Gérer les commandes de fournitures et de consommables pour les locaux et les équipes
– Assurer l’archivage et la mise en place d’un système de classement efficace
Support technique et suivi de chantier :
– Saisir et assurer le suivi des devis clients
– Suivre les situations de chantiers en lien avec les conducteurs de travaux
– Établir les factures clients
– Gérer les demandes auprès des concessionnaires (eau, électricité, gaz) et suivre les raccordements jusqu’aux branchements définitifs
– Effectuer les demandes auprès des fournisseurs (nacelles, bennes, rotations.) et en assurer le suivi administratif et la facturation
– Gérer l’administratif lié aux appels d’offres (de la préparation à la réception de l’ordre de service)
– Rédiger les contrats de sous-traitance et suivre les documents administratifs associés
– Suivre la maintenance du parc automobile et du matériel informatique
OBJECTIFS
– Assurer un appui efficace et rigoureux aux équipes techniques et administratives
– Garantir le bon suivi des procédures administratives liées aux chantiers
– Contribuer à l’organisation fluide du bureau et à la satisfaction des équipes
PROFIL DU POSTE
Savoir-être :
Sens de l’organisation
Rigueur et fiabilité
Réactivité et autonomie
Aisance relationnelle
Discrétion et esprit d’équipe
Savoir-faire :
Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
Bonne capacité rédactionnelle
Connaissances en gestion administrative et suivi de chantier appréciées
Aisance dans les échanges avec prestataires et fournisseurs
CONDITIONS
– Type de contrat : CDI
– Lieu de travail : 49 avenue de la Division Leclerc, 92290 Chatenay-Malabry
– Disponibilité : Dès que possible
