Assistante administrative – immobilier et travaux H/F
Description du poste
Le poste consiste notamment à assurer le suivi des documents, devis, commandes, factures et échéances, à tenir à jour les tableaux de suivi et bases de données du service et à effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs.
Missions principales
Suivi des dossiers
– Ouvrir, mettre à jour et classer les dossiers.
– Centraliser les documents et informations nécessaires.
– Suivre les échéances et effectuer les relances.
– Identifier les pièces manquantes et alerter la responsable lorsque son intervention est nécessaire.
– Assurer le classement et l’archivage numérique et papier.
Suivi des travaux et dépenses
– Enregistrer et suivre les devis, commandes et factures.
– Mettre à jour les tableaux de suivi des travaux et des dépenses.
– Assurer les échanges administratifs avec les entreprises et prestataires.
– Participer au suivi budgétaire des dossiers.
Appui administratif
– Préparer les documents nécessaires aux dossiers et aux réunions.
– Assurer le suivi des courriers et courriels du service.
– Préparer les dossiers destinés aux notaires, collectivités, entreprises ou autres partenaires.
– Organiser les rendez-vous et réunions de la Responsable Immobilier et Juridique.
– Assurer l’accueil téléphonique et traiter les demandes courantes.
Compétences recherchées
– Bonne maîtrise d’Excel, Word et Outlook.
– Aisance avec les outils numériques et la gestion documentaire.
– Bonnes capacités rédactionnelles.
– La connaissance de Zeendoc est un plus.
– Une expérience dans l’immobilier, le bâtiment, le juridique ou le suivi administratif constitue un atout.
Profil
Nous recherchons une personne :
– rigoureuse et organisée ;
– autonome et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément ;
– réactive et à l’aise dans les relances ;
– ayant un bon relationnel et une bonne qualité rédactionnelle ;
– discrète et respectueuse de la confidentialité ;
– capable de prendre des initiatives et d’alerter lorsque nécessaire.
Formation : Bac +2 souhaité ou expérience professionnelle équivalente.
Une expérience réussie dans l’assistanat ou la gestion administrative est souhaitée.
La connaissance de l’environnement immobilier ou du bâtiment est un plus.
Temps de travail : 80 % – lundi, mardi, jeudi et vendredi
Lieu de travail : Pontoise
