Assistante/Assistant administrative (H/F)
Description du poste
La Maison de la Musique de Divonne-les-Bains recherche une assistante administrative.
Objectif
Sous la responsabilité de la direction, vous aurez pour mission de structurer et coordonner l’activité d’administration et de communication de l’association Maison de la Musique de Divonne, en veillant à son bon fonctionnement et à sa visibilité.
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Missions principales
Gestion des Ressources Humaines
– Rédiger les avenants et les contrats de travail des salariés.
– Préparer et transmettre les éléments de paie au cabinet RH chaque mois.
– Organiser les rendez-vous avec la médecine du travail pour les salariés.
– Mettre à jour le registre du personnel et gérer les entrées/sorties de personnel.
– Rechercher des formations pour les professeurs et gérer les démarches administratives liées.
– Gérer les processus de ruptures conventionnelles et de licenciements.
– Mener les entretiens professionnels et de recrutement en collaboration avec la direction.
– Assurer le suivi des relations avec les prestataires et obtenir des informations liées à la convention collective ECLAT.
Activités administratives de l’association
– Réceptionner, transmettre et classer les factures, contrôler les paiements.
– Appliquer les tarifs et envoyer les factures aux adhérents, suivre les paiements et le pointage des extraits de compte.
– Effectuer les demandes annuelles de subventions auprès du département.
– Renseigner les familles sur les cours, tarifs, places disponibles et possibilités de financement.
– Déclarer les intermittents du spectacle au GUSO.
Communication
– Mettre en ligne les événements de l’association sur les réseaux sociaux pour en étendre la visibilité. (à développer)
– Répondre aux courriels des professeurs, familles, prestataires, et de la direction.
– Créer des supports de communication tels que des affiches et autres visuels.(à développer)
Structuration
– Proposer de nouveaux projets artistiques en partenariat avec d’autres associations et établissements scolaires.
– Assurer une veille technologique sur le logiciel de gestion des écoles de musique, et contacter le support technique pour optimiser son utilisation.
– Organiser et archiver les documents de l’association de manière structurée et efficace.
– Développer la visibilité de l’association sur les réseaux sociaux (à approfondir).
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Profil recherché
Compétences requises
– Savoirs : Connaissance des principes de fonctionnement d’une association, maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie), bases en gestion des ressources humaines, bonne communication orale et écrite, anglais courant.
– Savoir-faire : Excellente maîtrise des outils de gestion, compétences organisationnelles solides, autonomie et capacité à accompagner le changement.
– Savoir-être : Excellentes qualités relationnelles, sens des responsabilités, capacité à prioriser, capacité à travailler en conseil avec la direction et à s’adapter à différents publics.
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Conditions
– Type de contrat : CDI – 20h hebdomadaire
– Rémunération : Selon la convention collective ECLAT
– Poste à pourvoir dès que possible.
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Pour postuler
Envoyez votre CV accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse suivante : assistante@maisonmusiquedivonne.org
Merci de préciser dans l’objet de votre e-mail « Candidature assistante administrative »
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