ASSISTANT(E) DE DIRECTION & GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (H/F)
Description du poste
Véritable bras droit de la Direction, l’Assistant(e) assure la fluidité du fonctionnement administratif, financier et comptable de l’association. Il / Elle joue un rôle pivot dans le suivi de la démarche qualité (Qualiopi) et apporte un appui opérationnel aux instances de gouvernance.
I. CADRE D’EMPLOI & POSITIONNEMENT
– Quotité de travail : 1 ETP (Temps Plein)
– Positionnement Hiérarchique : Placé(e) sous l’autorité directe de la Direction.
– Rattachement Fonctionnel :
o Lien Pool Formation : Travaille en lien étroit avec le Référent Ingénierie & Qualité pour assurer la conformité administrative des dossiers de formation (Qualiopi).
o Support Équipe : Personne ressource pour l’ensemble des chargées de projet sur les aspects logistiques et administratifs courants.
A. MISSION SOCLE : Gestion Administrative, Financière & RH
(Le pilier du fonctionnement interne)
– Finalité : Assurer la fluidité de la gestion quotidienne et la fiabilité des liens comptables.
– Activités Clés :
o Gestion Financière : Interface avec le cabinet comptable (transmission des pièces), préparation des règlements fournisseurs, suivi de la trésorerie et relance facturation.
o Administration du Personnel : Suivi des congés, des arrêts, des visites médicales et préparation des éléments variables de paie.
o Appui au Pilotage : Organisation logistique des instances (CA, AG, COPIL), rédaction des PV et suivi des échéances conventionnelles (ARS, CdC).
B. MISSION TRANSVERSALE : Gestionnaire Qualité & Formation
(L’appui technique au Pool)
– Finalité : Garantir la "zéro non-conformité" administrative sur les actions de formation.
– Activités Clés :
o Suivi Qualiopi : Collecte systématique et archivage des preuves administratives pour chaque session (émargements, évaluations, convocations) en vue des audits.
o Gestion du Pool : Gestion administrative des intervenants extérieurs (conventions, notes de frais) et des inscriptions stagiaires.
o Logistique Formation : Réservation des salles, commande de matériel et accueil des sessions.
