ASSISTANT(E) DE GESTION (H/F)

Nous recherchons une personne gestionnaire administratif afin d’accompagner notre développement.
Cette création de poste consistera à gérer les différents aspects administratifs et comptables du groupe en support des agences (7 entités réparties en 3 agences).
Vous serez affecté(e) à l’agence située à Montpellier sud dans des locaux modernes au sein d’une équipe dynamique et engagée.

Missions :

1. Comptabilité clients :
– Saisie des règlements clients
– Préparation et mise à jour du fichier des prélèvements
– Recouvrement des factures échues (Relances, alertes en interne)

2. Gestion administrative des contrats clients :
– Saisie des contrats entrants dans l’ERP
– Classement et archivage des documents internes générés
– Mise à jour des informations administratives
– Suivi et mise à jour des tableaux d’indicateurs
– Suivi et actualisation des revalorisations des marchés publics

3. Gestion administrative :
– Suivi des différents actifs du groupe et Reporting aux directeurs d’agences
– Monter des dossiers de subventions
– Etre le support du groupe lors d’intégration de nouvelles entreprises
– Etre le support lors de la mise en place de nouveaux outils de pilotage
– Dépôt des factures clients par voie électronique sur la plate-forme dédiée
– Centralisation et résolution des anomalies avec le prestataire externe le cas échéant
– Gestion du parc de véhicules de services
– Gestion divers (Téléphones, badges, clés etc…)

4. Comptabilité fournisseurs :
– Validation des factures auprès des directeurs d’agences
– Saisie des factures

Profil :
– Autonome, vous savez organiser et prioriser votre charge de travail (Plusieurs dossiers en parallèle) en fonction des urgences et instructions du dirigeant
– En s’appuyant sur les outils internes, vous faites preuve de rigueur en respectant les process internes et savez les faire respecter aux collaborateurs
– Respect des échéances
– Vous savez communiquer, assurer une mise à jour fiable de nos tableaux d’indicateurs et participez régulièrement aux reportings à la Direction
– Vous savez être force de proposition
– Vous savez faire preuve de constance
– Respect de la hiérarchie

Compétences requises :
– Bases solides en gestion administrative (Traitement de dossiers en fonction des circuits de validation, classement, archivage)
– Savoir faire en comptabilité auxiliaire et gestion (Relances clients, suivi facturation, contrôle des pièces, rapprochements, mise à jour tableaux de suivi)
– Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook et idéalement pratique d’un ERP ou logiciel de gestion)
– Vous avez la fibre administrative et comprenez l’importance des obligations de l’entreprise (Contrats, documents internes, suivi de flotte automobile, dossiers de subventions)
– Gestion de données sensibles : Confidentialité impérative
– Capacité à comprendre le fonctionnement d’un groupe multi-sociétés (Règles, interlocuteurs et échéances différents)
– Maitrise de l’orthographe (Rédaction de courriers, mails et comptes-rendus)

Vous possédez impérativement une expérience d’au moins 2 années en gestion, idéalement dans le secteur du nettoyage industriel.