Chargé de gestion administrative (H/F)

Initiative Faucigny Mont Blanc est membre du réseau Initiative France.
Son objet depuis 1997 est de favoriser la création, la reprise et la croissance d’entreprises dans tous les secteurs d’activité, et notamment dans les secteurs HCR, commerce et artisanat Initiative Faucigny Mont Blanc est constituée d’une équipe de 4 salariées et 30 experts bénévoles issus du tissu économique local qui apportent leur soutien aux entrepreneurs à travers :
– Un accueil et un accompagnement gratuit à la finalisation de leur projet
– L’expertise d’un comité d’agrément et un prêt d’honneur (prêt à taux 0)
– La mobilisation de dispositifs nationaux, régionaux et locaux (prêts Bpifrance, prêts agricoles,.)
– Un accompagnement à la croissance de leurs entreprises grâce à un suivi personnalisé,
du parrainage, un club de créateurs, des événements de mise en réseau.

En tant que chargé de gestion administrative, vous aurez pour missions principales la gestion administrative des dossiers de financement et de suivi en s’assurant du respect des délais et de notre norme qualité, en lien étroit avec la directrice et la chargée de mission entrepreneuriat.

1. Accueil et secrétariat général :
– Conduite du premier contact physique et/ou téléphonique : renseignements et orientation
– Accueil des entrepreneurs, bénévoles lors des réunions
– Saisie des contacts et premières informations sur le système d’Information du réseau
– Gestion de l’agenda annuel (comités, instances, permanence, .)
– Gestion du courrier en conformité avec les procédures internes
– Appui dans la gestion des agendas de l’équipe

2. Traitement administratif des dossiers de financement
– Collecter, contrôler et classer les pièces justificatives nécessaires
– Saisir les données dans les différents outils de gestion internes et externes (ERP)
– Éditer les contrats de prêt, les échéanciers, les mandats de prélèvement

3. Suivi administratif post-financement
– Suivre les remboursements mensuels
– Gérer les relances en cas d’impayés
– Rédiger les avenants en cas de rééchelonnement
– Tenir à jour les dossiers dans la base de données

4. Appui opérationnel et reporting
– Organiser et préparer les comités d’agrément (PV, lettres de confirmation, …)
– Suivre leurs décisions prises et assurer leur mise en œuvre
– Contribuer à la réalisation des reportings internes et partenaires
– Appui à l’équipe dans l’organisation des temps collectifs (ateliers, formations, réunions .)
– Appui de la direction dans l’organisation des instances statutaires, des comptes-rendus, des demandes de
financement