SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF/VE H/F
Description du poste
Placé(e) directement sous la responsabilité du maire et en collaboration avec la secrétaire de mairie, le ou la future secrétaire administratif/ve sera chargé(e) d’apporter une aide permanente à la direction dans les missions qui lui sont dévolues en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de suivi et gestion de dossiers spécifiques.
Missions :
– Gestion du secrétariat (missions diverses)
– Accueillir, informer, et orienter les administrés (physique et téléphone)
– Réceptionner, filtrer et orienter les appels,
– Gestion du courrier et des courriels (enregistrement, transmission aux élus, enregistrement du courrier départ…)
– Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités et des disponibilités de Monsieur le Maire et des élus.
– Participer à la préparation du Conseil municipal et des réunions de commissions : Rédiger l’ordre du jour, envoyer les convocations, préparer les dossiers en lien avec les réunions, rédiger et diffuser les comptes-rendus et délibérations, transmission en Préfecture et organismes extérieurs.
– Gestion des élections et de la liste électorale en binôme avec la secrétaire de mairie
– Etat-civil : Accueil et renseignement des usagers, instruction des dossiers (Mariage, naissance, décès…) – Délivrance des documents officiels (livrets de famille, transcription…)
– Présence lors des cérémonies en polyvalence avec la secrétaire de mairie.
– Gestion du cimetière
– Urbanisme enregistrement et transmission au service instructeur
– Rédaction des arrêtés de voirie
– Associations
– Gestion des évènements de la commune
Profil recherché
Savoirs/connaissances théoriques :
– Connaissance de l’environnement territorial
– Connaissance de la réglementation en matière de l’état-civil/cimetière
Savoir-faire/savoirs techniques :
– Connaissance des logiciels AGEDI – Etat Civil – Gestion de la population – Elections etc.
– Connaissance du logiciel e-NEOS WEB (gestion inscriptions cantine – facturation- encaissement)
– Maîtrise des outils bureautiques
– Savoir élaborer et rédiger des rapports, notes et compte-rendu
Savoir être :
– Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
– Rigueur et discipline
– Polyvalence
– Travailler en transversalité
– Anticipation, réactivité
– Qualité rédactionnelle
Lundi, Mardi, Jeudi et Vendredi : 8h45 – 12h00 / 13h00 à 17h45
Mercredi : 8h45 – 12 h
