Secrétaire comptable
Description du poste
En lien avec le coordonnateur et le conseil d’administration :
– Assurer la logistique administrative et comptable de l’association au quotidien.
– participer à son bon fonctionnement.
– Assurer l’interface avec tous les interlocuteurs internes/externes de l’association
Vos activités:
1. L’accueil et la communication :
– Réceptionner l’ensemble des appels téléphoniques et transférer aux animatrices, en cas d’absence de celles-ci prendre le message ;
– Gestion des commandes de fournitures ;
– Accueil des personnes
– Contribuer à une bonne circulation de l’information et la transmission de documents à l’interne (courrier, messages électroniques.)-
– Photocopies et différentes activités de classement / archivage
2. La gestion administrative :
– Enregistrer, classer et archiver tous types de documents entrants ou sortants (courrier, mail, BL, factures.) ;
– Veiller au respect des principales échéances de l’activité du RIPESE ;
– Rédiger des lettres, notes, comptes rendus et garantir leur bonne diffusion.
3. La gestion comptable :
Sous la responsabilité du gestionnaire et en lien avec l’expert-comptable, vous participerez à la gestion des données comptables :
– Saisir les écritures comptables
– Relancer les impayés
– Archiver les documents
– Effectuer les règlements de factures par virements bancaires
4. Sous la responsabilité du gestionnaire et en lien avec le bureau de l’association :
– Assister le gestionnaire dans la constitution des dossiers des salariés entrants
– Prise de rendez-vous auprès de la Médecine du Travail –
– Constituer les dossiers des salariés en rassemblant toutes les pièces ; –
– Chaque mois, sous la responsabilité du gestionnaire, compléter le tableau de préparation à la paie pour envoi à l’expert-comptable.
– Commander les tickets restaurant
– Tenue de compte bancaire de l’association
5. La participation à la vie associative :
– Participer au bon fonctionnement de la vie associative :
– Organisation (invitation, relance, compte rendu, diffusion) des réunions et autres qui ponctuent la vie associative
COMPETENCES ET APTITUDES :
– Travail en équipe et aisance relationnelle
– Aisance orale et rédactionnelle
– Capacité d’adaptation –
– Connaissance de la comptabilité, des démarches administratives et de gestion de l’association
– Bon niveau d’utilisation des logiciels de bureautique –
– Bonne capacité d’organisation personnelle .
