Secrétaire comptable (H/F)

Missions :

Sous la hiérarchie du Cadre des services généraux, le Secrétaire Comptable est garant de la tenue de la comptabilité (ESAT, SAVS, Ateliers, filiales, ADIHM) dans le respect des obligations légales. Il produit les états financiers de l’Association.

ACTIVITES PRINCIPALES :
I – Gestion Financière – la trésorerie
o Banque : rapprocher le relevé bancaire du solde comptable, expliquer les écarts – effectuer les remises en banque ainsi que le lettrage
o Caisse : Sortir les espèces en fonction de l’achat à effectuer, recevoir le justificatif, enregistrer la dépense en comptabilité, contrôler la concordance caisse/comptabilité

II – La Gestion administrative et comptable
o Les recettes :
o Les dotations et prix de journée : enregistrer le règlement mensuel sur dotation globale de l’ESAT et des prix de journée SAVS
o Etablir les factures clients des ateliers et les transférer en compta. Effectuer les relances impayées
o Etablir la facturation trimestrielle de l’équipe paramédicale, suivre les règlements
o Les dépenses :
o Pointer les factures d’achat au regard du bon de commande et du bordereau de livraison – imputer la dépense sur le compte correspondant – enregistrer les factures dans la GED – organiser la mise en paiement
o Les obligations mensuelles, trimestrielles ou annuelles
o Réaliser les déclarations obligatoires fiscales (TVA)
o Procéder au règlement de la taxe sur salaires
o Produire les états et tableaux de bord selon les besoins de l’activité
o Rassembler et archiver les documents en lien avec l’expert-comptable
o Les intervenants externes :
o Produire les éléments nécessaires au commissaire aux comptes, expert-comptable, URSSAF, et autres cabinets

III – Le Secrétariat
o Assurer une polyvalence avec la secrétaire de direction
o Organiser l’archivage des documents administratifs (GED)
o Rapprocher les demandes des usagers et du personnel avec les justificatifs
o Mise sous pli des bulletins de paye des usagers et envoi aux tuteurs
o Préparation expédition des courriers concernant la taxe d’apprentissage et des attestations UB
o Etablir le récapitulatif mensuel des commandes repas par personne
o Contribue à la continuité du service, polyvalence (accueil et encaissements par exemple), reporting à la hiérarchie

NB : sont assurées par le Cabinet d’expertise comptable les missions suivantes :
o Préparation et suivi des budgets prévisionnels, établissement des comptes administratifs
o Situations trimestrielles
o Préparation, lancement et contrôle de la paie – déclarations sociales

Faire preuve de rigueur et de précision