Secrétaire comptable (H/F)

Activités principales

Gestion administrative du RIA :

– Traitement du courrier arrivé avec un enregistrement informatique ;
– Rédaction de courriers ;
– Mise à jour des listings des convives, vérification des indices, actualisation des données ;
– Délivrance, suivi et annulation des badges ;
– Mise à jour des listings de communication ;
– Organisation et animation de la commission des menus mensuelle (convocation, ordre du jour, prise de note, compte rendu, envoi et analyse des menus, logistique de la réunion) ;
– Diffusion des menus ;
– Gestion des réunions de l’AGRIA (convocation, ordre du jour, prise de note, compte rendu.) ;
– Participation à des réunions et préparer les dossiers nécessaires au fonctionnement de la structure
– Élaborer et assurer le suivi des conventions et avenants conclus avec les administrations adhérentes ;
– Communication (affichage, mailing.) ;
– Assurer l’archivage et la conservation es documents administratifs.

Gestion comptable et financière du RIA :

– Vérification du chiffre d’affaires des caisses – récupération des chèques et des facturettes des cartes bancaires – enregistrement des chèques – transmission des chèques au CCP ; dépôt d’espèces à la Banque Postale ;
– Contrôler les encaissements quotidiens du restaurant
– Enregistrement des factures fournisseurs et transmission pour règlement au trésorier.
– Réceptionner, vérifier et enregistrer les factures
– Gestion de la comptabilité et saisie des opérations comptables sur le logiciel dédié
– Établir la facturation des subventions, prestations exceptionnelles et autres recette
– Assurer le lien et la transmission des éléments comptables au comptable ;
– Suivi du compte bancaire, rapprochement bancaire, assurer le suivi des comptes de l’association
– Archivage des documents comptables ;
– Relance des soldes compte client négatif ;
– Participer à l’élaboration du budget prévisionnel
– Assurer le suivi de l’exécution budgétaire et rendre compte aux instances dirigeantes

Suivi de l’exploitation du restaurant :

– Vérification de la facture de prestation alimentaire et des éléments fournis par la société de restauration collective ;
– Enregistrement du nombre de repas ;
– Vérification du paramétrage des caisses ;
– Suivi des éléments statistiques et financiers du prestataire de restauration (décompte des repas servis ; solde des comptes clients ; chiffre d’affaires total des caisses ; chiffre d’affaires ventes des caisses ; détail du chiffre d’affaires par prestation par groupe et famille ; le chiffre d’affaires des ventes global ; la synthèse des opérations financières que cela soit les versements chèque bancaire, carte bancaire, espèces ou tickets ; synthèse de facturation ; synthèse de T.V.A. ; balance..) ;
– Vérification des tarifs applicables aux convives notamment à l’occasion des actualisations des prix dans le cadre du marché ;
– Participation à l’analyse des offres du marché de restauration (lors de l’appel à la concurrence) ;
– Lors d’une panne du matériel en cuisine, obligation d’appeler les fournisseurs pour le dépannage, suivre les contrats de maintenance ;
– Inventaire du mobilier et équipements mis à disposition de la société de restauration collective
par l’AGRIA ;
– Vérification mensuelle consignée de l’état de propreté du restaurant ;
– Inspection des locaux afin de prendre en compte des travaux d’entretien immobilier.
– Veiller au respect des clauses contractuelles par le prestataire de restauration
– Signaler les dysfonctionnement constatés et assurer leur suivi
– Participer à l’amélioration continue de la qualité du service rendu aux convives

Communication et relations avec l’usager

– Assurer la communication interne et externe de l’association
– Diffuser les menus auprès des administrations et des convives
– Réaliser les affichages et supports d’information nécessaires
– Répondre aux demandes des usagers
– Être à l’écoute des convives et assurer le relai de leurs observations auprès des instances concernées