Secrétaire de direction bilingue (H/F)

À propos de notre client
Notre client est un groupe familial de concessions automobiles. Avec un plus de 60 collaborateurs, l’entreprise attache beaucoup d’importance aux valeurs de performance, transparence, autonomie et convivialité. Ses principales activités sont la vente de véhicules neufs, la réparation ainsi que la vente de pièces de rechanges et d’accessoires d’origine des véhicules. Il a également un service de vente de véhicules d’occasion révisés et garantis. Sa priorité est la satisfaction client à travers un accueil et un service client de proximité. Vous avez envie de vous impliquer pleinement dans une entreprise qui vous écoute et vous récompense à la hauteur de votre implication ? Alors, ce poste est fait pour vous !

Description du poste
Vous êtes en charge d’assister la direction et intervenez sur les missions suivantes :

Direction générale :
– Ouverture, tri et distribution du courrier.
– Rédaction de mails, courriers et procédures.
– Mise en place de planning.
– Commandes de fournitures.
– Classement/ archivage de documents.
– Envoi de bordereaux de demande de fonds à la banque (prêt travaux en cours).
– Relation avec les fournisseurs : demande de devis, commande, suivi de commande, pointage de facture.
– Relation avec les clients : réponses aux courriers, recherche de renseignements.
– Saisies simples de comptabilité : pointage cartes bancaires, saisies 4 fois sans frais.
– Préparation des réunions de direction. Rédaction des comptes-rendus. Représentation de la direction et intervention dans les réunions des chefs de service.
– Aide à la préparation des objectifs des différents services et suivi.
– Contrôle de gestion sur le terrain : contrôle des factures, aide au suivi des règlements, suivi des encours (ordres de réparations non facturés)
– Gestion de la formation : établir un plan de formation, planifier et suivre les formations selon les directives de l’entreprise et du groupe de la marque.
– Tenue de l’agenda de la direction et du planning de la salle de réunion.

Ressources Humaines :
– Relation avec la médecine du travail
– Rédaction de réunion du personnel, de support de formation, de plans de rémunération, de notes de service, de contrats de travail et de courriers divers : prolongation période essai, avertissement, mise en demeure.
– Gestion des dossiers salariés à l’embauche : déclaration URSSAF, ouverture informatique des dossiers salariés, préparation des documents nécessaires (mutuelle, fiches de renseignements, accès informatiques, boîtes mails).
– Comptabilisation des heures supplémentaires.
– Aide à la préparation des éléments de paies et au recrutement : prise de RDV avec les candidats, rédaction de la fiche de poste, participation aux entretiens.
– Faire le lien avec le responsable marketing dans la gestion de la Marque Employeur, exemple : rédaction Newsletter salariés.
– Gestion du linge.

Tâches complémentaires incombant au titulaire du poste en fonction de ses connaissances et aptitudes spécifiques :

Gestion de projets :
– Accompagner les dirigeants dans la gestion des projets de l’entreprise. Recherche de fournisseurs.
– Préparation de documents.
– Démarches administratives.

Gestion de l’ACGV :
– Suivi des cotisations.
– Participation aux réunions afin de rédiger les comptes-rendus.
– Gérer le fonctionnement administratif de l’association en général.

Fonctions/ représentation lors de congrès, auprès d’institutions et dans des comités, entre autres :
– Représente la concession en tant que dirigeant(e) dans toutes les conventions et réunions du constructeur.
– Quelques déplacements en province (1 à 3 selon les mois).

Profil :
– Vous maîtrisez l’anglais à l’écrit et à l’oral.
– Connaissance du secteur automobile serait un plus.