Secretaire de direction (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi Le-la secrétaire de direction assure le secrétariat du service de l’ASE en lien avec les secrétaires des secteurs et de la Direction de l’Enfance et de la Famille ; accueil physique et téléphonique, traiter le courrier entrant du service, enregistrement et suivi des courriers signalés papier et i-courrier, introduction de rapports pour la commission permanente (Webdelib), classement, archivage, rédaction de compte-rendu. Elle assure également le secrétariat du Chef de service : organisation de rdv, réservation de salles, préparation de dossiers, gestion des parapheurs, tenue de l’agenda, établissement du planning de la direction de service, préparation de dossiers, mise en forme de documents Missions et conditions d’exercice – Faire circuler l’information : mise à jour de l’annuaire du service, de l’organigramme, constitution de dossiers documentaires, dépôt de documents sur la plateforme partagée (Alfresco), diffusion d’information aux agents du service et aux partenaires.
– Suivi des astreintes départementales de protection de l’enfance (établissement du calendrier et transmission des comptes rendus d’astreintes) et de la boîte structure des ordonnances provisoires de placement (OPP).
– Contribuer à la continuité d’activité du secrétariat du service de l’ASE et du secrétariat de la Direction de l’Enfance et de la Famille (DEF) Profils recherchés Niveau d’études : domaine du Secrétariat.
Expérience professionnelle sur un poste similaire requise
Idéalement, vous connaissez le milieu de la fonction publique et les techniques de secrétariat
Compétences techniques :
Maîtrise des techniques de secrétariat
Bonne maîtrise des outils numérique et bureautiques (Word, Excel) et capacité à utiliser des logiciels de la collectivité (chronos, Webdelib, icourrier, Iodas, Alfresco)