Secrétaire de Direction H/F

Société

Le CHU de Limoges a été créé en 1974 et a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1 , le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.

Mission

Missions générales :

Organiser pour les responsables hiérarchiques le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et/ou au suivi des dossiers.

Organiser pour les responsables hiérarchiques les agendas professionnels et la logistique associée (organisation des déplacements, organisation de réunions, etc.).

Assister les responsables hiérarchiques et les personnels d’encadrement des deux directions dans la gestion RH des professionnels (diffusion des informations et documents transmis par la Direction des Ressources humaines, gestion des congés et jours de télétravail).

Missions permanentes :

• Accueil physique et téléphonique (réception et orientation des appels) des deux directions ;

• Gestion des agendas professionnels des 3 directeurs  :

  • Prise de rendez-vous ;

  • Organisation de réunions : réservation de salle, invitations, logistique ;

  • Gestion des déplacements professionnels : ordre de mission, réservation de transport, frais de déplacements ;

  • Congés : gestion des demandes de congés ;

  • Suivi des échéances pour la production de travaux (dossiers, note, supports de présentation) en interne ou pour l’extérieur ;

• Traitement des courriers, dossiers et documents  :

  • Réception, enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage ;

  • Classement : tenue du plan de classement ;

  • Reprographie ;

  • Gestion des parapheurs ;

• Appui aux personnels d’encadrement pour le traitement des demandes adressées par la Direction Générale, les directions fonctionnelles et partenaires extérieurs  : réception et orientation des demandes, suivi des délais de réponse et échéances pour la production de travaux ;

Missions spécifiques :

• Appui aux directeurs dans l’élaboration de documents :

  • Préparation de dossiers en lien avec les échéances ;

  • Préparation de courriels, courriers et supports de présentation ;

  • Relecture et mise en forme de document ;

• Appui aux directeurs et personnels d’encadrement dans la gestion des ressources humaines :

  • Diffusion des bulletins de paie et informations transmises par la DRH ;

  • Gestion des congés des personnels : saisie dans le logiciel métier Chronos ;

  • Gestion des jours télé travaillés : saisie dans le logiciel métier Chronos.

Profil

Formations – Qualifications (Savoir )  :

– Secrétariat et gestion administrative : bac professionnel secrétariat / BTS assistante de direction.

Connaissances particulières (Savoir-faire )  :

– Organisation et fonctionnement d’un établissement hospitalier ;

– Secrétariat et bureautique ;

– Classement et archivistique.

Expériences professionnelles (Savoir-faire )  :

Bonne connaissance du fonctionnement d’un secrétariat de direction appréciée

Qualités professionnelles (Savoir-être )  :

– Rigueur

– Organisation et méthode

– Discrétion et discernement

– Capacité d’anticipation

– Sens du service.