Secrétaire des services techniques (H/F)
Description du poste
Collectivité
Sous l’autorité du Directeur Général des Services et du Responsable des services techniques, le ou la Secrétaire a pour missions :
-Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les interlocuteurs du Service Technique.
– Assurer l’accueil téléphonique et la gestion du standard.
– Gérer la messagerie du ST.
– Assurer le suivi et la diffusion du courrier du service technique entrant et sortant.
– Organiser les agendas, les réunions du ST et éventuellement les réservations de salles. Rédiger les comptes rendus des réunions de service
– Participer à la rédaction de courriers et tableaux de bord pour le suivi de certaines activités (boxes up)
– réaliser les arrêtés de circulation.
– Assurer le classement papier et numérique des documents.
– Transmettre et classer les demandes des usagers, assurer le suivi des fiches travaux
– Suivre et gérer les réponses aux DT, DICT sous forme de permissions de voirie et de tableau de suivi
-Mise à jour des livrets de sécurité dans les bâtiments
-Assurer l’actualisation permanente des tableaux d’heures effectuées par les agents du service
-Recenser les besoins lors d’évènements et transmettre aux services concernés
-Déclarer les pannes Sydev
-Recenser les espaces avec le logiciel Géo Vendée
-Mettre à jour la base adresse locale
-Assurer le suivi des stationnements taxi
-Rédiger les courriers aux entreprises non retenues lors de la demande de devis hors MAPA
