Secrétaire médical / Secrétaire médicale
Description du poste
La fondation John Bost recrute pour son EHPAD du Refuge Protestant à MAZAMET un(e) secrétaire médical(e) en EHPAD. »
Il s’agit d’un poste à 80 % du mardi au vendredi 9h.12h/14h18h. Le poste est à pourvoir au 5 aout 2025.
Salaire selon CCN 51
Les missions principales sont les suivantes :
Résidents et familles :
– Accueil des familles, présentation de l’établissement, et de son mode de fonctionnement (informations pratiques et financières), distribution de plaquettes, orientation du public
– accueil téléphonique de l’EHPAD
– aide au montage, enregistrement et suivi des dossiers de candidatures en lien avec l’équipe médicale de l’EHPAD, gestion de la liste d’attente et via trajectoire
– Gestion administrative des entrées (préparation de la commission d’accueil, du livret du résident, vérification complétude des documents, cahier des clés, montage dossier papier et informatique, inclusion dans les différents listings.
– création du dossier admin dans Medsphère/OSIRIS
– aide au montage des dossiers APA et CAF. Déclaration au CD81 et autres départements
– courrier résidents et familles
– communication avec les familles (programmes de animations / journées associatives)
– suivi mailing des familles
– Suivi des dossiers d’Aide sociale (renouvellement, argent de poche)
– mise à jour du dossier administratif (assurance RC, mutuelle), et aide dans les démarches administratives du résident tout au long de son séjour.
– gestion des éventuels dossiers protégés et relation avec les tuteurs
– Gestion administrative des sorties (décès, condoléances, information, transfert)
– mise à jour des documents d’admission en lien avec le responsable qualité selon les évolutions règlementaires
– gestion des réservations des repas invités et information cuisine et salle à manger
– prise des rendez-vous médicaux et accompagnements intervenants dans le service.
Statistiques et facturation :
– Facturation EHPAD (frais de séjour (hébergement et reste à charge dépendance, repas accompagnants), suivi des encaissements, relance. Transfert des paiements au service comptable.
– facturation et gestion de l’aide sociale, y compris gestion de l’argent de poche
– Mise en œuvre des modifications tarifaire générées par un changement de GIR ou une notification du tarif par le département.
– Production des statistiques en lien avec la facturation et les mouvements annuels de résidents (dépendances et dotation département, suivi des GIR, attestations annuelles résidents)
– rapport activités Médecin Coordonnateur et Psychologue.
– mise en œuvre enquête de satisfaction annuelle
– Transmission mensuelles des hospitalisations et des dépenses de pharmacie à la CNAMTS
Administratif :
– Tri et distribution du courrier
– archivage
– préparation et animation du conseil de vie sociale.
Le diplôme de secrétaire médicale est un critère impératif.
