Secrétaire médical / Secrétaire médicale

Au sein de l’établissement vous avez pour missions :
La gestion des rendez-vous médicaux et paramédicaux :
– d’organiser les rendez-vous médicaux et paramédicaux : consultations, examens, imagerie, biologie, pédicurie, dentiste, ophtalmologie, spécialistes, etc. ;
– d’enregistrer les rendez-vous dans le logiciel TITAN ;
– d’éditer régulièrement la liste des rendez-vous à venir, notamment la liste hebdomadaire ;
– de rappeler aux équipes soignantes des rendez-vous programmés ;
– de préparer les documents nécessaires aux consultations ;
– d’assurer le suivi des retours de consultation et récupérer, lorsque nécessaire, les comptes rendus médicaux.
La préparation administrative des rendez-vous
– préparer les enveloppes de rendez-vous ;
– rassembler les documents utiles : ordonnance, courrier médical, carte Vitale, attestation de droits, résultats antérieurs, comptes rendus, bilans ;
– vérifier que les éléments nécessaires sont disponibles avant le départ du résident ;
– transmettre les informations utiles aux équipes soignantes, accompagnants ou familles selon l’organisation retenue.
L’organisation et suivi des transports non urgents :
– la préparation des bons de transport lorsque ceux-ci sont nécessaires ;
– la demande de transport auprès des prestataires ;
– la vérification de la bonne réservation des transports à partir de la liste des rendez-vous ;
– l’annulation des transports en cas de modification ou d’annulation de rendez-vous ;
– le lien avec les transporteurs, les équipes et les familles lorsque cela est nécessaire.
La tenue du dossier papier et informatisé de la personne accompagnée
– ranger les documents dans les dossiers papier des résidents ;
– veiller à la qualité du classement et à la complétude des dossiers ;
– scanner les documents et les intégrer dans TITAN ;
– classer les comptes rendus d’hospitalisation, bilans, résultats d’examens, courriers médicaux et ordonnances ;
– vérifier la présence des pièces nécessaires dans le dossier ;
– participer à la mise à jour des informations utiles dans les logiciels métiers ;
– garantir la traçabilité et l’accessibilité des informations dans le respect des règles de confidentialité.
La préparation des entrées, sorties et admissions :
– préparer les dossiers d’entrée des nouveaux résidents ;
– rassembler, classer et vérifier les pièces nécessaires ;
– contribuer à la préparation des documents d’accueil ;
– participer au suivi des demandes d’admission, notamment via ViaTrajectoire ;
– participer à la mise à jour des tableaux de suivi des admissions ;
– préparer les dossiers de sortie ;
– vérifier leur complétude ;
– organiser l’archivage du dossier du résident après sa sortie.
Les courriers, transmissions et appui administratif:
– rédiger, mettre en forme et envoyer des courriers médicaux ou administratifs ;
– préparer les convocations à certaines réunions de soins ou de coordination ;
– rédiger ou mettre en forme des comptes rendus ;
– préparer les courriers d’invitation aux projets d’accompagnement personnalisés ;
– transmettre les comptes rendus ou documents aux familles selon les procédures de l’établissement ;
– éditer des étiquettes résidents ou étiquettes de rendez-vous ;
– mettre à jour des listes, tableaux de suivi ou documents de service ;
– participer à la transmission fiable des informations entre les différents sites.
L’archivage et gestion documentaire:
– classer et archiver les dossiers médicaux et médico-administratifs ;
– organiser l’archivage des dossiers de sortie ;
– respecter les procédures internes de conservation et de confidentialité ;
– retrouver les documents archivés lorsque cela est nécessaire ;
– participer à l’amélioration du classement et de la gestion documentaire.
La fonction peut nécessiter :
– des déplacements réguliers entre les différentes résidences avec véhicule de service.