Secrétaire PEPS (H/F)

Placé(e) sous l’autorité des cheffes de service, le/la secrétaire assure la gestion administrative et le soutien organisationnel des deux pôles de la MECS PEPS, établissement accompagnant des jeunes âgés de 14 à 21 ans en difficulté sociale.

Ses missions principales sont :
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des jeunes, familles et partenaires, en garantissant la qualité de l’écoute et la confidentialité des échanges.
– Assister l’équipe éducative et la direction dans la gestion quotidienne, la préparation des réunions, la rédaction et la diffusion des documents.
– Assurer la production, la mise en forme et le suivi des documents administratifs, courriers et tableaux de bord.
– Veiller à la conformité et à la traçabilité des dossiers des jeunes accompagnés, dans le respect des procédures internes et du RGPD.
– Contribuer au suivi des activités du service, notamment la facturation, les commandes, les statistiques et les échéances de mesure.

Vos activités :
1. Accueil et secrétariat courant
– Accueillir le public (jeunes, familles, partenaires) et répondre aux sollicitations téléphoniques ou par mail.
– Recevoir, enregistrer, trier, diffuser et archiver les courriers.
– Rédiger et mettre en forme des documents professionnels variés (notes, comptes rendus, convocations, bilans, statistiques).
– Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, gérer les agendas partagés.
– Classer et archiver les dossiers selon les procédures internes.
2. Gestion administrative des dossiers
– Créer et actualiser les dossiers administratifs des jeunes accompagnés.
– Assurer la saisie et la mise à jour des données dans le logiciel métier.
– Suivre les échéances de mesures et relancer les partenaires si nécessaire.
– Participer à la formalisation et à la mise en page des écrits professionnels transmis aux magistrats ou à l’ASE.
3. Suivi budgétaire et logistique
– Suivre les commandes et les stocks de fournitures des trois services.
– Préparer les éléments de facturation et établir les tableaux de suivi correspondants.
– Contribuer à l’élaboration des tableaux de bord et statistiques d’activité.
4. Appui à la coordination interne
– Faciliter la circulation des informations au sein de l’équipe et entre les pôles.
– Garantir la confidentialité et la fiabilité des données traitées.
– Participer à l’amélioration continue des procédures administratives et de communication.

Conditions :
35 /semaine- 9h00- 17h00 du lundi au vendredi

Lieux de travail :
2 jours sur l’internat 13013 et 3 jours sur l’externat 13001

Profil :
– Diplôme : BTS Assistant de direction ou BTS SP3S (Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social)
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
– Maîtrise du français écrit et oral, excellente orthographe
– Rigueur, méthode et sens de l’organisation
– Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec plusieurs interlocuteurs
– Esprit d’initiative et capacité à proposer des évolutions de pratiques administratives
– Une connaissance de la protection de l’enfance serait appréciée
– Convention Collective 66 – Technicien qualifié

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