ASSISTANT ACCUEIL ET ADMINISTRATION H/F
Description du poste
En tant qu’ASSISTANT/E ACCUEIL ET ADMINISTRATION, vous serez rattaché/e à la DIRECTION GENERALE.
Vos missions principales :
1. Accueil et standard téléphonique :
– Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs et clients.
– Gérer le standard téléphonique et orienter les appels vers les services concernés.
– Assurer la première impression positive de l’entreprise auprès des visiteurs et partenaires.
2. Gestion des réservations et hébergements :
– Organiser les réservations hôtelières et déplacements professionnels pour les collaborateurs.
– Suivre les plannings et confirmer les réservations auprès des collaborateurs et fournisseurs.
3. Planification des visites chez les clients :
– Coordonner les visites chez les clients pharmaciens et dans les collectivités de santé pour l’installation et la démonstration des produits.
– Planifier et coordonner les formations chez les clients
– Assurer le suivi et la logistique de ces visites (planning, documents, accueil).
4. Prise de contact prospects/clients:
– Contacter de potentiels clients pour la présentation des produits/services.
– Etablissement de devis
– Maintenir un suivi des prospects et relances commerciales.
5. Gestion administrative et déplacements :
– Organiser les déplacements externes des collaborateurs et de la Direction.
– Participer à la gestion de l’agenda des événements internes.et externes.
– Assurer le suivi et classement des documents administratifs.
– Assistance rédactionnelle de la Direction.
Compétences et qualités requises :
– Excellent relationnel et sens de l’accueil.
– Organisation et rigueur dans la gestion des plannings et des déplacements.
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
– Aisance dans l’organisation de déplacements
– Capacité à gérer plusieurs missions simultanément et à prioriser les tâches.
– Aisance dans la communication téléphonique et écrite.
– Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations sensibles.
Profil recherché :
– Formation : Bac+2 en assistanat, secrétariat ou gestion administrative.
– Expérience : 2 à 3 ans sur un poste similaire idéalement dans un environnement commercial.
– Langues : Anglais souhaité.
Conditions :
Horaires : Du lundi au vendredi de 9h à 18h (39h/semaine)
Rémunération : selon profil
Pour postuler : CV + compléter la rubrique "lettre de motivation"
