Assistant administratif / Assistante administrative
Description du poste
Missions principales :
– Accueillir et orienter les clients et prospects (par téléphone, courriel ou en présentiel) en l’absence de l’assistante de formation ou dans le cadre de double appel téléphonique
– Elaborer, imprimer et préparer les dossiers administratifs de formations
– A la fin d’une formation, s’assurer de la complétude et conformité des dossiers
– S’assurer de l’ajout des dates de sessions de formations sur les différentes plateformes (Mon compte formation, Ofeli.)
– S’assurer de la conformité des dossiers selon QUALIOPI et selon les documents contractuels CACES®, SST etc.
– Envoi des cartes CACES®, certificats et titres d’habilitation électrique par courrier
– Déposer des factures et documents lors des prises en charges OPCO, France Travail (chorus pro)
– Maîtriser les plateformes telles que : mon compte formation, Kairos, Ofeli
Afin d’assurer la continuité de service et la fluidité de l’activité, vous partagerez une vision commune de la relation client et du fonctionnement interne avec l’assistante formation. Vous devrez :
– Travailler en autonomie et prendre le relais l’une de l’autre, notamment sur les périodes à forte activité.
– Couvrir une large amplitude horaire afin de garantir la réactivité et l’accueil tout au long de la journée.
– Gérer l’organisation logistique des formations (réservation de salles, matériel, accueil des participants, lien avec les formateurs).
– Assurer l’optimisation des plannings en tenant compte de la disponibilité des ressources humaines et des lieux
– Être garantes de la qualité du service client et de l’image professionnelle de l’entreprise.
– Participer ensemble aux points quotidiens d’organisation pour ajuster les priorités.
Compétences spécifiques :
– Sens du service client, rigueur, organisation.
– Capacité à hiérarchiser les priorités dans un environnement dynamique.
– Maîtrise des outils de bureautique, de gestion et de planification.
– Esprit collaboratif et sens de l’anticipation.
Possibilité de formation en interne.
