Assistant / Assistante de direction (H/F)

Mission générales :
-Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers.
-Gérer l’agenda, préparer les dossiers et la logistique des différents évènements professionnels du directeur et de ses adjoints.
-Organiser et prévoir la gestion des réunions et des instances du CHSF et du GHT (Réunions
d’encadrement, CSIRMT, Copil Qualité Gestion des Risques.).
-Préparer les publications de postes soignants à transmettre à la DRH.
-Gérer les remplacements des intérimaires en lien avec les boites d’intérims, en accord avec la direction des soins et en coordination avec la DRH.

Mission permanentes
-Accueil physique et téléphonique
-Organisation des réunions et des instances (CSS de pôle, réunion d’encadrement, réunion mensuelle
polaire, CSIRMT du CHSF et du GHT, COPIL Qualité/Gestion des Risques.), participation aux réunions et rédaction des comptes rendus et/ ou procès-verbaux.
-Mise des ODJ, des CR et des PV des instances dans Qualnet.
-Organisation des rendez-vous pour les rendez-vous mensuels et les entretiens d’évaluation des cadres supérieurs de pôle et de santé, de l’équipe qualité…
-Prise de rendez-vous/gestion des agendas. Réception et traitement des messages électroniques.
-Rédaction, reproduction et diffusion de documents (notes d’information, courriers, rapports.)
-Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage).
-Gestion des fournitures de bureau.
-Gérer les conventions de stage

Mission ponctuelles
En l’absence de la secrétaire en charge des remplacements : Gestion des remplacements d’intérimaires en lien avec les équipes d’encadrement, en accord avec la directrice de soins (demande, suivi et transmission des intérimaires aux équipes d’encadrement.) et travail en lien avec la DRH

Temps de travail : Du lundi au vendredi pour une durée hebdomadaire de 37,5h et conformément à la charte du temps de travail – Congés annuels = 25 jours et RTT = 15 jours

Compétences requises : Maitrise de Word, Excel et Outlook

Qualités professionnelles :
Sens de l’organisation, des responsabilités, rigueur et adaptation aux changements
Capacités rédactionnelles
Savoir analyser les demandes et gérer les priorités
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous et organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Utiliser les outils bureautiques/Technologie d’Information et de Communication
Faire preuve de discrétion professionnelle et qualité d’écoute