Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Nous recherchons pour notre cabinet, une assistant(e) de gestion administrative
MISSIONS PRINCIPALES : Assurer le secrétariat et la gestion du cabinet d’architecture
COMPETENCES CLES :
– Maîtrise du pack office (Word, Excel, Outlook.)
– La connaissance du LOGICIEL BIM OFFICE est OBLIGATOIRE
– Excellente expression orale et rédactionnelle
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
– Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe de la langue française
QUALITES :
– Rigueur
– Capacité d’autonomie / esprit d’initiative
– Sens de l’organisation / capacité à gérer son temps
– Résistance au stress
– Sens du travail en équipe
– Discrétion / sens de la confidentialité
– Polyvalence
FONCTION D’ACCUEIL :
– Assure l’accueil physique et téléphonique de l’entreprise en veillant à la qualité de l’accueil et aux délais d’attente. Prend en compte la demande de l’interlocuteur/trice pour y apporter une réponse rapide et fiable ou pour l’orienter vers le service interne adéquat.
– Rend compte des différents appels reçus en interne et veille à la réponse apportée avec le souci d’un délai adapté à la demande.
– Contrôle l’accès des publics dans les locaux de l’entreprise et les guide en interne.
– Participe à l’aménagement des espaces en intégrant une démarche de visibilité et de communication de l’entreprise.
– Maintient la qualité des espaces en veillant à la convivialité et à la promotion de l’entreprise.
FONCTIONS ADMINISTRATIVES :
– Saisie administrative (comptes-rendus, devis, établissement des dossier d’appel d’offre, courriers, …)
– Gestion des documents administratifs (courrier, classement, archivage,….)
– Gestion des agendas
– Gestion des facturation entreprises (suivi de facturation, visa, dépôt sur le support CHORUS, …)
– Gestion des stagiaires (RDV, planning, conventions)
FONCTIONS LIÉES A LA COMPTABILITÉ :
– Trésorerie (tableaux de bords, gestion, 1er contrôle de pointage bancaire)
– Comptabilité (factures, leur suivis et leurs classement, relances, préparation des éléments comptable, …)
– Social/ressources humaines (préparation des éléments utiles à l’élaboration des fiches de salaires, transmissions des fiches de salaires aux salariés, suivi des congés payés, …)
– Achats (veille aux stocks de fournitures administratives et d’entretien et effectue les achats, …)
FONCTIONS RESSOURCES :
– Formation (élabore les plans de formation et son suivi)
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES :
– Peut être amener à préparer les panneaux de chantier,
– Participe aux réunions internes de l’entreprise et sur demande de la direction, aux réunions externes
– Peut être amené, en fonction d’impératifs, à assurer d’autres activités dans l’entreprise, sans que ces dernières n’en deviennent régulières ou récurrentes.
RELATIONS :
– Internes (Relation directe avec les membres de l’équipe)
– Externes (Clients, fournisseurs, prestataires)

Travail en journée du lundi au vendredi
Poste à pourvoir immédiatement
Salaire selon profil