En charge du secrétariat de Direction de la plaque Paris-IDF, vos missions principales seront les suivantes :
Secrétariat :
Gérer l’agenda du directeur de la plaque et éventuellement celui du CODIR (agenda partagé),
S’assurer du suivi des demandes du directeur (relancer le cas échéant des services concernés),
Participer au CODIR,
Organiser les différentes manifestations de la plaque (réunions, séminaires…),
Préparer les conférences téléphoniques, les réunions diverses,
Participer aux réunions et gérer la prise de note,
Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion,
Réceptionner le courrier, le distribuer et le classer,
Élaborer les courriers et note de service du directeur et des membres du CODIR de la plaque,
Participer à l’élaboration des plannings des différents comités.
Administration :
Assurer certaines tâches transversales à toutes les activités (commandes papeterie, cartes de visite, fournitures diverses dans l’outil HAPPI),
Assurer le suivi des notes de frais,
Gérer les dossiers des stagiaires et jeunes en formation (apprentis, C.Q.P),
Gérer les assurances des véhicules de services, des sinistres, des cartes grises,
Gérer les contraventions et décaissements éventuels,
Compléter les tableaux de suivi de la TVS (Taxe sur l’utilisation des Véhicules de Sociétés),
Assurer le lien avec les différents fournisseurs et prestataires qui interviennent sur la plaque.
Mission Relais RH :
Archiver numériquement les pièces constituant le dossier d’embauche, les documents du dossier du personnel dont les jeunes en formation (apprentis, C.Q.P) ainsi que les fichiers de rémunérations variables, absences/présences (arrêt maladie (y compris mi-temps thérapeutique), rattachements hiérarchiques, cycles horaires (fiche GTA, …), retour des documents signés et justificatifs au Gestionnaire de paie (transport, frais de garde, ….), demandes d’acompte, registre AT bénins et autres,
Assurer le suivi des contrats d’intérimaires des différents établissements de la plaque,
Coordonner les élections (CSE…), courriers, affichages,
Gérer la distribution des titres restaurants des collaborateurs,
Centraliser les déclarations AT, alerte AIN,
Organiser les visites médicales (VIP, VMA) et mise à jour des informations (embauches-sorties, …) à destination de la médecine du travail (notamment par le biais de l’outil internet),
Gérer les demandes de badge pour les nouveaux embauchés,
Procéder aux affichages réglementaires (règlement intérieur, sauveteurs secouristes…),
Gérer le suivi de la Formation RENAULT et RRG (convocation, attestation de présence, annulation, etc…).
