Assistant de direction (H/F)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an ManagementNon Descriptif de l’emploi Unique intercommunalité de la grande couronne de plus de 400 000 habitants, Grand Paris Seine & Oise se révèle être la Communauté urbaine la plus peuplée de France. Idéalement situé sur l’axe stratégique Paris-Rouen-Le Havre, son territoire s’étend de Poissy à Mantes-la-Jolie et constitue la porte d’entrée ouest de l’Ile-de-France. Forte de ce positionnement, la Communauté urbaine peut aujourd’hui compter sur une activité économique diversifiée : aéronautique, automobile, éco-industrie mais aussi facture instrumentale.

Créée depuis le 1er janvier 2016 de la fusion de 6 EPCI – 73 communes, GPS&O entend s’appuyer sur ses atouts et sur l’arrivée prochaine du RER E (Eole) pour renforcer son attractivité et innover dans différents domaines : environnement, économie, urbanisme.

Avec plus de 1 000 agents, divers métiers sont ainsi représentés avec des compétences multiples permettant à l’établissement d’œuvrer dans 3 grands domaines que sont l’aménagement du territoire (mobilités, aménagement et urbanisme, politique de la ville, habitat, …), le développement et le cadre de vie (développement économique, tourisme, développement durable, culture et sports) ainsi que les services techniques du quotidien (eau et assainissement, déchets, voirie et espaces publics).

Missions et conditions d’exercice Rattaché au directeur des moyens généraux (DMG), vos missions seront les suivantes :

Suivre les projets et les activités de la direction :

Suivre les effectifs de la direction des moyens généraux, la mise à jour de l’organigramme et le planning général, etc.
Rédiger et mettre en forme les documents administratifs
Gérer et suivre les courriers et les parapheurs de la direction (entrants et sortants)
Suivre l’évolution de certains dossiers sensibles ou importants traités par la direction
Contrôler les documents (internes et externes) et leurs circuits de validation
Suivre l’exécution budgétaire du service
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Saisir des données et utiliser des logiciels spécifiques

Organiser la vie professionnelle du directeur :

Gérer l’agenda, l’emploi du temps du directeur et les temps forts de la direction
Être l’interface et le relais entre le directeur et les services de la direction
Accueillir physiquement et téléphoniquement des correspondants et visiteurs du directeur

Organiser et planifier les réunions :

Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
Organiser, planifier et gérer la logistique des réunions et évènements de la direction
Préparer les documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus de la direction

Autres missions :

Gérer les fournitures diverses
Gérer la communication sur l’intranet de l’espace dédié à la DMG
Appuyer d’autres collaborateurs sur certains dossiers
Organiser des temps de convivialité, séminaires internes, etc.
Compiler et mettre en page des données, des rapports, des présentations, etc. Profils recherchés Titulaire d’un BAC+2 en secrétariat

Expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire

Connaissance des collectivités

Maîtrise de la bureautique (Pack Office, Outlook) et des outils de communication (Teams)

Bonnes qualités rédactionnelles

Bonnes aptitudes relationnelles

Travail en transversalité

Autonomie

Rigueur

Sens de l’organisation