Assistant de direction H/F – Bon niveau d’anglais
Description du poste
Missions principales
Assistance des associés
– Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien des associés (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.).
– Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
– Accueillir physiquement les rendez-vous.
– Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques .).
– Réceptionner, trier et envoyer le courrier et colis.
– Gestion des notes de frais et des dépenses par carte bancaire étude.
– Réponse aux demandes de copie des actes de Paris avant la fusion
– Scanner les anciens dossiers clients pour supprimer les dossiers papiers
– Gestion des retours des SPF
– Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Gestion du site
– Ouverture et fermeture de l’étude (ouverture/fermeture des volets).
– Installation des clients dans les salles de signatures lors des RDV.
– Checking des salles de RDV du RDC et 3ème étage avant et après les RDV : préparation et remise en ordre, gestion de la vaisselle, .
– Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
– Réaliser, en binôme avec l’étude d’Issy Les Moulineaux, des commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
– Gestion du stock de fourniture.
– Commande des repas lors des RDV ou les réunions.
– Gestion de la décoration florale de l’étude.
Pour notre office notarial implanté à Paris 7, nous recherchons un Assistant de Direction (H/F)
Missions :
– Vérification de l’entretien des locaux avec la société de ménage.
– Gestion du fonctionnement des imprimantes : remplissage des bacs de papier, résolution des problèmes de dysfonctionnement avec le fournisseur en cas de panne, .
Missions ponctuelles
– Remplacement de l’accueil d’ISSY LES MOULINEAUX lors de ses absences (sur site d’Issy Les Moulineaux).
– Prise des appels téléphoniques en débordement du standard.
COMPETENCES REQUISES
– Bonne présentation
– Avoir les sens des priorités
– Capacité d’adaptation et réactivité
– Maitrise des logiciels bureautiques
– Aisance relationnelle
– Compétences linguistiques : bonne maîtrise du français, anglais professionnel
