ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) EN CHARGE DE L’ACCUEIL (H/F)
Description du poste
L’assistant (e) administratif (ve) assiste les mandataires judiciaires à la protection des majeurs dans le cadre de leur mission et plus particulièrement dans la gestion administrative des dossiers. Rattaché(e) au responsable de pôle, il (Elle) contribue à la prise en charge et à la gestion des mesures de protection. Il (Elle) a en charge l’accueil physique et téléphonique du service. Vous gérez les activités suivantes :
Contribuer à la prise en charge et à la gestion des mesures de protection :
– Assurer l’organisation des dossiers Majeurs Protégés, le classement et l’archivage
– Réaliser le suivi des échéances administratives (AAH, CSS etc )
– Assister le MJPM dans les tâches administratives et budgétaires
-Traiter tous courriers et dossiers administratifs donnés par le MJPM
Prendre part à une action concertée et coordonnée :
– Contribuer à la qualité de l’accueil physique et téléphonique en mettant en oeuvre un filtrage efficient dans le respect de interlocuteurs et la préservation des conditions d’exercices de la mission des MJPM
– Assurer les orientations des contacts (physiques, téléphoniques, courriers ) en cas de besoin et leur historisation le cas échéant.
– Transmettre les informations nécessaires à la conduite de la mission les différents acteurs de structure ( direction, pole, équipe ).
– Assurer des missions ponctuelles au regard des besoins de la structure.
– Assurer le tri du courrier en cas de besoin.
Compétences mobilisées :
– Juridiques : connaissances des notions juridiques liées aux mesures de protection.
– Gestion budgétaire : réalisation de budgets de majeurs protégés.
– Communication et linguistiques: orale (communication interpersonnelles, adaptation du langage et des messages au type de publics et d’interlocuteurs, transmission et échange d’informations opérationnelles, relations internes -membres du pôle et bénévoles de la structure- et externes – publics bénéficiaires, partenaires institutionnels et réseaux ) et écrite (rédaction de tous types de courriers administratifs et comptables courants en maîtrisant les règles d’orthographe, de conjugaison, de grammaire et du champ linguistique spécifique à l’activité de la structure.
. Informatique : Maîtrise d’ outils bureautiques et des logiciels en qualité d’utilisateur.
– Compétences liées au secteur : identification du réseau
– Méthodologie de travail : mise en oeuvre des procédures et outils internes.
Savoirs-être/Aptitudes requises :
– Capacités d’analyse et de synthèse, rigueur, initiative, adaptabilité
– Capacités d’organisation ( méthode, priorisation, autonomie, polyvalence )
– Adaptation ( disponibilité, flexibilité, maîtrise de soi, remise en question )
– Capacités relationnelles ( empathie, sens du travail en équipe, argumentation, pédagogie )
Qualification professionnelle requise impérativement: BAC Professionnel Secrétariat et/ou Expérience significative sur des missions comptables.
Horaires de référence : 09H00 – 17H00
Poste à pourvoir dès maintenant.
Rémunération selon la Convention Collective Nationale 66 /Classification Agent administration.
