Assistant(e) de Coordination

L’assistant(e) de coordination est rattaché au pôle appui et coordination. Il/elle doit posséder des connaissances acquises par la formation initiale ou la formation professionnelle, notamment :
– Des connaissances déterminées par un brevet de technicien supérieur Economie sociale et familiale, SP3S ou formation équivalente de niveau BAC+2
– Une expérience dans le secteur sanitaire et médico-social d’au moins 1 an dans un poste similaire

L’assistant(e) de coordination travaille sous l’autorité du Responsable du pôle Appui et Coordination. Il/elle assure la gestion administrative du pôle et participe à la mission de coordination des parcours de santé sur délégation des coordinateurs de parcours de santé.
Sous l’autorité du responsable du pôle appui et coordination, l’assistant(e) de coordination est chargé(e) de :
– Garantir le premier niveau d’accueil de la structure
– Participer aux actions de coordination des parcours de santé
– Assurer la gestion administrative au pôle appui et coordination
Mission d’accueil et de réception des demandes d’appui
– Accueillir et informer les usagers, familles et professionnels
– Recevoir, traiter et orienter les appels téléphoniques
– Assurer la gestion de la boîte mail partagée
– Enregistrer les demandes dans l’outil de coordination
– Orienter vers l’interlocuteur approprié au sein du DAC
– Fournir des informations générales sur le DAC et ses missions

Actions de coordination (sur indication du coordinateur de parcours)
– Mobiliser les intervenants et services nécessaires selon la situation (professionnels de santé, structures, partenaires)
– Rechercher les informations utiles à la prise en charge : contacts, documents, éléments médicaux ou sociaux
– Assurer la transmission d’informations aux usagers, aidants et professionnels
– Faciliter la réalisation de démarches administratives (déplacements ponctuels si nécessaire)
– Organiser les rendez-vous de l’équipe et coordonner leur logistique
– Préparer les documents types, courriers et supports administratifs
– Tracer dans l’outil les actions menées
– Participer ponctuellement aux visites à domicile
– Contribuer au suivi administratif de l’évolution des situations

Gestion administrative
– Préparer et suivre l’organisation de la commission hebdomadaire
– Contribuer au suivi de la démarche qualité du pôle
– Mettre à jour les répertoires, outils internes et bases nécessaires au fonctionnement de l’équipe
– Veiller à la mise à jour administrative des dossiers usagers
– Assurer le suivi des orientations réalisées par l’équipe
– Gérer le courrier : envoi, réception et distribution
– Actualiser les données statistiques
Savoir-faire
Connaissances des secteurs social, médico-social, sanitaire
Travail en équipe
Techniques de communication
Évaluation multidimensionnelle
Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse
Capacités d’analyse et d’anticipation
Savoir rendre compte
Maitrise des outils bureautiques

Savoir-être
Capacités d’adaptation
Rigueur
Sens de l’organisation
Gestion des émotions
Autonomie
Dynamisme
Curiosité intellectuelle
Diplomatie
Capacité d’écoute, empathie, humanisme