ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)
Description du poste
1. Mission principale
L’Assistante de Direction assure le soutien administratif et organisationnel du dirigeant ou d’une équipe de direction. Elle contribue à l’optimisation de la gestion des activités et garantit un fonctionnement fluide et efficace de la direction.
2. Responsabilités et activités principales
Gestion administrative et organisationnelle :
– Assurer la gestion des agendas et organiser les rendez-vous et déplacements professionnels
– Gérer les appels téléphoniques, courriers et courriels entrants et sortants
– Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents officiels (rapports, comptes rendus, présentations, etc.)
– Assurer la gestion documentaire et le classement des dossiers physiques et numériques
– Rédiger les plannings des alternants
Coordination et communication interne/externe :
– Assurer l’interface entre la direction et les différents interlocuteurs (collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, institutions…)
– Organiser les réunions, préparer les supports et rédiger les comptes rendus
– Assister à certaines réunions et représenter la direction en cas de besoin
– Suivre les actions décidées et en assurer le reporting
Support en gestion de projet :
– Participer à la coordination et au suivi de certains projets stratégiques
– Collecter, analyser et synthétiser les informations nécessaires à la prise de décision
– Mettre en place des outils de suivi et des tableaux de bord
Supervision des locaux :
– Veiller à la bonne tenue des bureaux et à leur entretien
– Superviser les services de nettoyage et l’organisation des espaces de travail
3. Compétences et qualités requises
Compétences techniques :
– Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook…)
– Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaire
– Compétences en rédaction et en synthèse
– Maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères (atout)
Savoir-être :
– Sens de la discrétion et de la confidentialité
– Rigueur, organisation et gestion des priorités
– Esprit d’initiative et autonomie
– Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles
– Capacité d’adaptation et réactivité
– Sens du service et de la diplomatie
– Savoir anticiper les besoins du dirigeant
4. Formation et expérience
– Diplôme requis : Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, administration, gestion, communication ou équivalent
– Expérience professionnelle : Minimum 2 à 3 ans d’expérience sur un poste similaire
