ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)
Description du poste
La société Proguard, située au 8 rue du Pavillon, recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre son équipe.
Vos missions principales :
– Produire des documents professionnels courants : Rédaction, mise en page et diffusion de courriers, notes et rapports.
– Communiquer des informations par écrit : Rédiger des comptes rendus, courriels, et notes internes pour transmettre des informations de manière claire et concise.
– Assurer la traçabilité et la conservation des informations : Organiser, classer et archiver les documents physiques et numériques pour un accès rapide et sécurisé.
– Accueil et transmission d’informations : Accueillir les visiteurs (clients, salariés, stagiaires) et assurer la transmission efficace des informations auprès des interlocuteurs concernés.
– Administration des achats : Gérer les commandes et le suivi des fournitures bureautiques.
– Gestion des appels téléphoniques : Tenir le standard, répondre aux demandes d’information, et traiter les réclamations courantes en lien avec les services concernés.
Gestion administrative du personnel :
– Suivi administratif courant : Préparer les contrats de travail, effectuer les déclarations préalables à l’embauche (DPAE), et gérer les visites médicales.
– Gestion des fins des contrat : Télécharger les attestations de fin de contrat via Net-Entreprises, Compléter la section dédiée à l’entreprise. Transmettre les attestations finalisées aux salariés concernés par courriel, Assurer la traçabilité et l’archivage des documents liés aux fins de contrat.
– Formation du personnel : Collecter les besoins en formation, organiser la logistique des sessions et suivre les démarches administratives associées.
– Gestion des dossiers des salariés : Mettre à jour les dossiers du personnel et assurer leur archivage.
– Suivi des remboursements AKTO : Préparer et gérer les dossiers pour les demandes de remboursement des formations auprès de l’organisme.
– Préparer et transmettre les déclarations AT/MP auprès de la CPAM dans les délais impartis.
– Gestion administrative : réalisation de devis et factures
Logiciels à utiliser :
– COMETE pour la gestion des dossiers administratifs et RH.
– Suite bureautique (Word, Excel, Outlook).
– Outils spécifiques comme Net-Entreprises pour les démarches en ligne.
Rejoignez PROGUARD et contribuez à notre mission de protéger et sécuriser !
