Hôtesse d’accueil secrétaire standardiste (H/F)

SIXTINE, agence de recrutement, à proximité de Lyon, recrute pour une office notarial, Hôte / Hôtesse d’accueil secrétaire standardiste H/F.

Type d’emploi : CDI / début de mission le 20 juillet idéalement / Temps plein, 35h / Débutant(e) accepté(e)
Possibilité de prendre 1 ou 2 semaines de congés en Août. Le poste est situé à 69006

Formation souhaitée mais pas obligatoire :
Avoir des notions en Droit/Juridique Ou Bac pro métiers de l’accueil Ou Bac à Bac+2 (Bac général, capacité en droit) en droit

Expérience souhaitée :
En tant que Hôte / Hôtesse d’accueil, secrétaire standardiste au sein d’un cabinet d’avocat ou d’une étude notariale.

Connaissances demandées : Un acte juridique ou règlementaire – Un acte et procédures juridiques

Vous êtes le premier point de contact de l’office, au sein d’une équipe composée de 11 personnes, vos missions seront :

– Accueillir, orienter et informer le public sur place ou par téléphone
– Gérer le standard téléphonique, prendre des messages et transférer les appels, un standard de 4 lignes en simultanées
– Enregistrer des visiteurs
– Organiser des agendas des rendez-vous et des salles de réunion
– Assurer la gestion de courriers, des colis entrants et sortants
– vous pourrez être amené à gérer des tâches administratives de base, scanner le courrier au profit des collaborateurs notaires et copie d’actes ou de plans.
– Ce sont des copies d’actes à adresser aux confrères.
– Il y a aussi une partie secrétariat, demande de pièces administratives
– Gérer la boite mail générale
– Vous recevez en moyenne 50 personnes par jour et 50 appels par jour.
– Gestion des clients
– Timbrer le courrier le matin et l’emmener à la poste. Scannez le courrier pour les collaboratrices qui sont en télétravail.

Compétences informatiques : Vous aurez une formation en interne sur le logiciel ENOT SEPTEO (ex GENAPI)
La maitrise des outils bureautiques comme Word ou power point peut-être demandée.
Vous utilisez l’intelligence artificielle au quotidien.

Savoirs – être professionnels : Être à l’écoute, faire preuve d’empathie – Organiser son travail selon les priorités et les objectifs – Faire preuve de rigueur et de précision Accessibilité du poste : Accès TCL en bus, tram, métro, et proche de la gare. Métro Foch ou Masséna.

Vos moyens professionnels : Ordinateur, un standard téléphonique avec un casque.
Vous travaillez en open espace avec une borne d’accueil

Statut d’emploi : Salarié secteur privé

Durée hebdomadaire : 35 heures, en 5 jours, du lundi au vendredi
Horaires : Du lundi au jeudi 09 h 00 – 12 h 15 et 14 h 00 à 18 h 00 et le vendredi 09 h 00 12 h 00 et 14 h 00 17 h 00.

Salaire mensuel de 2100 à 2188 euros brut / mois

Rémunération supplémentaire :
– 13ème mois
– Mutuelle prise en charge à 50%
– Titre restaurant de 6€ dont 50% part patronale
– Remboursement carte TCL mensuelle et nominative à hauteur de 50%

Conditions de travail :
– Poste en présentiel
– En contact avec du public
– Port de tenue professionnelle ou d’uniforme
– Station assise prolongée
– Travail en journée du lundi au vendredi éventuellement travail le samedi en heures supplémentaires, sur la base du volontariat