Office manager (H/F)

Manpower CABINET EXPERTS CORPORATE LILLE recherche pour son client, un acteur du secteur des transports, un Office manager (H/F).
Tâches principales
– Assurer le secrétariat général.
– Suivre certains approvisionnements.
– Préparer et suivre l’ensemble des documents relatifs aux entrées et sorties du personnel.
– Enregistrer et mettre à jour les données du personnel dans le logiciel de paie.
– Gérer l’enregistrement et le suivi des arrêts maladie et accidents du travail.
– Suivre les effectifs et l’absentéisme.
– Assurer le suivi des dossiers liés à la Médecine du Travail.
– Préparer les réunions avec les instances représentatives du personnel.
– Rédiger les documents destinés au CSE et au CSE-SSCT.
– Rédiger et mettre à jour la Base de Données Économiques et Sociales (BDES).
– Constituer et suivre les dossiers de formation.
– Recenser les besoins et élaborer le Plan de Développement des Compétences.
– Participer à la rédaction et au dépôt des accords d’entreprise.
– Assurer la gestion des dossiers de médailles du travail.
– Contrôler certains remboursements (habillement, prime transport, … )
– Gérer la mutuelle.
– Effectuer les déclarations d’accidents du travail.
– Réceptionner, enregistrer et comptabiliser les factures d’achats.
– Réaliser le rapprochement entre factures d’achats et commandes.
– Contrôler et valider les factures d’achats, ainsi que gérer les litiges éventuels.
– Recenser et suivre les entretiens individuels.
– Assurer la gestion documentaire : recensement, vérification, diffusion, enregistrement.
Tâches secondaires
– Gérer le planning de réservation des salles.
– Assurer le remplacement de certains membres du service durant leurs congés.
– Suivre l’affichage obligatoire.
– Gérer les dossiers disciplinaires.
– Organiser des événements internes.
– Réaliser toute autre mission confiée par la hiérarchie.
Le profil
Compétences requises
Pré-requis :
– Expérience confirmée sur un poste d’Assistant(e) de Direction.
Savoir-être :
– Rigueur.
– Discrétion.
– Autonomie.
– Sens de l’organisation.
– Souci du travail bien fait.
Savoirs :
– Excellente maîtrise des outils bureautiques.
Savoir-faire :
– Application rigoureuse des procédures du service.
– Capacité à gérer les priorités.