Secrétaire de direction (H/F)

Fondée en 1973, Horizon Amitié était initialement destinée à offrir un toit à des anciens détenus ou délinquants. Très vite, elle s est développée et a élargi son champ d actions à de nombreux autres publics, familles, isolés, jeunes, demandeurs d asile, personnes sans domicile fixe, personnes ayant connu un long parcours de rue et ayant des problématiques de santé,tous en grande précarité. Ces publics sont aujourd hui accueillis dans 17 services répartis dans 2 pôles de Droit Commun et d’asile

Pour notre pôle Insertion par l’Activité Économique, situé à Strasbourg, nous recherchons un(e) secrétaire de direction. Il s’agit d’un poste clé, pour lequel vous travaillez au sein d’une équipe composée d’une directrice de pôle, de conseillères en insertion professionnelle, d’encadrants techniques, et de salariés en insertion professionnelle. Vous êtes en relation téléphonique et physique avec les prestataires, les partenaires de l’Association, le public accueilli et représentez ainsi l’image de l’Association.

MISSIONS :

– Veille à l’application de la réglementation en vigueur et conseille en matière de respect des exigences organisationnelles.
– Réception des appels téléphoniques, mails, courriers et les redirige vers leurs destinataires.
– Accueil des visiteurs (salariés, candidats, partenaires, professionnels etc ) et les redirige vers leurs interlocuteurs.
– Rédaction, mise en forme et envoi des courriers, télécopies et mails (invitations, convocations, mailings divers etc.).
– Réalisation de la création et la mise à jour des tableaux de bords et des indicateurs d’activité.
– Réalisation des contrats et avenants des CDDI, des DPAE, fait signer les documents d’intégration du salarié (contrat-avenant, mutuelle, horaires de travail, etc.) et suit la procédure de suivi RH.
– Organise les rendez-vous avec le médecin du travail en lien avec le Siège, convoque les salariés et assure la gestion du suivi. Réalise les déclarations d’AT et transmet au service RH.
– Assure le traitement et le suivi des présences des salariés
– Encadrement d’un agent d’accueil en insertion
– Réalise le suivi des règlements et des relances en lien avec la directrice de pôle
– Réalise le suivi de commandes pour les factures communes à l’équipe
– Réalise la tenue de la caisse en lien avec la directrice
– Appui à la directrice sur la démarche RGPD et organise les accès informatiques en fonction des demandes de la directrice
– Appui à la directrice sur les demandes faites par les financeurs et le rapport d’activité (tableaux de suivi tout au long de l’année, statistiques, graphiques, recherche de documents )
– Réalise des actions liées à la communication de la structure auprès de partenaires externes ou via les plates-formes et des réseaux sociaux.

PROFIL :

– De formation en gestion-administration, niveau BAC ou BTS, vous justifiez d’au moins 2 ans d’expérience à un poste de secrétariat de direction, idéalement dans un environnent associatif.
– Bon esprit d’équipe, un excellent relationnel et un sens aigu du service,
– Autonome, souplesse et adaptabilité,
– Méthode et rigueur,
– Discrétion professionnelle
– Volonté de se former régulièrement aux évolutions de l’insertion par l’activité économique
– Maîtrise du pack Microsoft Office
– Capacités d’écoute, d’adaptation et de maîtrise de soi
– Capacités d’analyse et d’organisation
– Capacité à hiérarchiser les priorités et gérer le temps de travail
– Prise de recul, position réflexive
– Faire preuve d’initiative et de créativité
– La connaissance de l’insertion par l’activité économique est un plus

AVANTAGES :
Travail de 35H/semaine avec la possibilité de travailler sur 4,5 jours ou 5 jours
Congés payés + RCS avec la possibilité d’en épargner une partie sur un plan épargne temps
CSE
Locaux agréables, proximité centre-ville

Assurer un accueil téléphonique

Assurer la gestion administrative et financière d’une activité