Secrétaire de Direction (H/F)
Description du poste
L’Œuvre de Secours aux Enfants recrute pour sa Maison d’Accueil Spécialisée (MAS), un(e) Secrétaire de Direction (H/F)
Rémunération selon la CCN 66 (Non cadre – Coeff de début 411) + indemnité mensuelle de gestion et de responsabilité (prime de caisse forfaitaire de dix points)
Avantages : Tickets restaurant
Mission :
Le (la) secrétaire de direction, sous le contrôle du directeur organise les tâches et missions générales du secrétariat.
Secrétariat :
– Assure l’accueil téléphonique et physique des familles et des visiteurs
– Réceptionne les courriers entrants et sortants, les répertorie
– Assure la constitution et le classement des documents administratifs relatifs à l’établissement (dossier usagers, salariés, documents comptables, etc )
– Participe à la communication interne (rapport d’activités, tableau comptable, note de service, etc) et externe
– Renseigne toutes les données relatives aux usagers sur le logiciel interne
– Enregistrement des présences /absences des usagers de façon hebdomadaire sur l’outil RESID ESMS
– Suit les relations avec l’assurance de l’établissement (constats, remboursements, dommages )
– Collecte et remplit les informations statistiques sur les documents et site officiel de l’ARS
Ressources Humaines, en lien avec le siège :
– Effectue les DUE, collecte les documents administratifs et constitue les dossiers des nouveaux salariés, élabore les contrats de travail
– Enregistre sur le logiciel de paie la fiche salariale
– Assure les prises de rendez-vous à la médecine du travail
– Réalise les déclarations d’accidents du travail sur Net entreprise et les arrêts de travail le logiciel EIG
– Collecte auprès des coordinateurs cadres, les informations concernant les absences/présences, afin de constituer les éléments de salaires et enregistre les feuilles d’heures hebdomadaires
– Assure les commandes des chèques restaurant et effectue leur distribution
– Contrôle sous la supervision du Directeur, met sous enveloppe et distribue les fiches de paie
– Point de contact des salariés pour diverses questions sur le fonctionnement institutionnel
Comptabilité, en lien avec le comptable de l’établissement :
– Avec le directeur, vérifie et clôture la comptabilité en espèces de l’Etablissement avant l’enregistrement des factures par le comptable
– Effectue les relances et la facturation
– Assure toutes les commandes (repas hebdomadaires, fournitures éducatives, produits d’hygiènes, autres matériels, etc ) et transmet les factures au comptable
– Recueille les besoins en repas et passe la commande hebdomadaire auprès du prestataire
– En collaboration avec le comptable et prépare les factures pour virement et éventuellement les enregistre. Etablit les chèques afin de les faire signer par le directeur.
– Participe pour le CPOM, à l’élaboration du budget de la MAS
– Participe au rapport d’activité
– Rempli les dossiers de l’ANAP – l’ADRESS – AGIFIP
Profil :
Motivé(e), organisé(e), vous êtes prêt(e) à vous investir pleinement dans les missions qui vous sont confiées.