Office Manager Junior H/F

Au sein d’un cabinet d’expertise comptable, l’Office Manager Junior est le pilier administratif et organisationnel de la structure. En lien direct avec l’expert-comptable et les équipes de collaborateurs, il/elle assure la bonne marche quotidienne du cabinet, de l’accueil des clients à la gestion des documents administratifs, en passant par la facturation et le suivi des prestataires.
MISSIONS & RESPONSABILITÉS
Organisation & Gestion administrative
– Assurer la gestion des plannings des collaborateurs (prise de RDV, absences, congés, etc.)
– Planifier et coordonner les réunions internes et externes
– Assurer la bonne tenue des dossiers administratifs du cabinet
– Organiser et superviser le traitement du courrier entrant et sortant
– Préparer et suivre les documents administratifs liés à l’activité (lettres de mission, contrats, etc.)
Accueil, relation clients & prestataires
– Accueillir les clients et visiteurs, en personne ou par téléphone
– Passer et recevoir les appels téléphoniques aux clients et assurer le suivi des échanges
– Gérer les relations avec les prestataires externes (fournisseurs, services de maintenance, etc.)
– Assurer la gestion quotidienne des fournitures de bureau et des équipements
Gestion documentaire & signature électronique
– Envoyer les documents aux clients pour signature électronique et suivre leur retour
– Préparer, envoyer et suivre les lettres de mission, mandats et autres documents à l’arrivée d’un client
– Effectuer les dépôts juridiques sur le site de l’INPI
Facturation & suivi financier
– Émettre et suivre les factures clients
– Effectuer le suivi des règlements et des relances en cas d’impayés
Ressources humaines (soutien administratif)
– Saisir les variables de paie sur le logiciel dédié
– Mettre à jour les contrats de travail
PROFIL RECHERCHÉ
Formation
– Bac+2 minimum : BTS Assistant de Manager, BTS Gestion de la PME, DUT GEA ou équivalent
Compétences techniques
– Maîtrise des outils informatiques
Qualités personnelles
– Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des dossiers
– Discrétion et respect de la confidentialité (données clients, données sociales)
– Autonomie, polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
– Réactivité et capacité d’adaptation dans un environnement dynamique