Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)
Description du poste
Mission générale :
Assurer le soutien administratif et opérationnel du Siège de l’Association, en appui au service RH et à l’assistante de direction, tout en participant à la bonne organisation interne et à la communication de l’association. Le poste contribue également à la renommée et à l’image professionnelle du Siège.
Attributions :
1. Secrétariat général et administration
– Maîtriser le fonctionnement du Siège et le rôle de chacun.
– Réceptionner, filtrer et rediriger les appels téléphoniques vers les personnes concernées.
– Réaliser les travaux administratifs confiés et assurer l’archivage des dossiers.
– Communiquer toutes les informations importantes à la hiérarchie.
– Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs et collaborateurs.
– Suivre les consommations du siège (électricité, gaz, copies, affranchissement, etc.) et gérer les consommables.
– Gérer les bacs de tri
– Gérer le courrier entrant/sortant (poste et chèques).
– Assurer le suivi et la maintenance du Siège.
2. Appui à l’Assistante de direction
– Organiser la location et la réservation des salles de réunion.
– Participer à la réflexion et veille pour l’élaboration des contenus de communication.
– Créer des visuels et supports divers pour la communication interne et externe.
– Rédiger des documents et suivre l’administratif pour l’organisme de formation.
– Saisir les descriptifs de formation, assurer le mailing et le phoning divers.
– Suivre les travaux et projets en cours au siège.
3. Appui au service RH
– Récupérer et archiver les attestations de mutuelle pour les salariés dispensés.
– Gérer les entrées et sorties des salariés (contrats, DPAE, mutuelle, etc.).
– Mettre à jour les notes de service et les différents formulaires.
– Réceptionner, vérifier et enregistrer les demandes de congés et de repos compensateur.
– Transmettre les informations au Responsable Unique du Personnel (RUP) et envoyer les rappels des échéances (RQTH, visites médicales, entretiens annuels et professionnels) aux directeurs concernés.
