Secrétaire d’accueil (H/F)

Le/La secrétaire d’accueil est le premier contact de la structure auprès des habitants, bénévoles et partenaires. Il/Elle assure un accueil inconditionnel, informe, oriente les publics et contribue activement à la qualité du lien avec les habitants.tes, les associations et les partenaires accueillis, à la communication du projet social et au bon fonctionnement administratif du centre.
Dans le cadre d’un départ en retraite, le poste est proposé en CDI à temps partiel, à raison de 28 heures hebdomadaires réparties sur 4 jours.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

1) Fait de l’espace d’accueil un lieu vivant, convivial et facilitant la rencontre, l’information et l’accompagnements des habitants, partenaires et bénévoles
– Dynamise l’espace d’accueil pour en faire un lieu d’échange et de lien social
– Assure l’accueil physique et téléphonique des habitants, partenaires et associations
– Favorise un accueil actif permettant de repérer les besoins et d’orienter les habitants
– Met en place des supports et/ou des animations favorisant l’information et la participation des habitants
– Régule les flux, gère les accès et assure le bon usage des espaces d’accueil
– Garanti la sécurité des personnes accueillies et veille au respect des règles du lieu

2) Assure la gestion administrative et les missions de secrétariat au quotidien
– Assure le secrétariat courant du centre :
o gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi)
o gestion des courriels et transmission des informations en interne
o suivi des plannings et réservations de salles

– Réalise des travaux bureautiques :
o rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, documents divers,
o classement, archivage et rangement
– Gère les fournitures de bureau et produits consommables
– Assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions
– Apporte un soutien administratif à la direction

3) Gère les inscriptions, tient à jour les fichiers adhérents et assure le suivi des outils administratifs.
– Paramètre et utilise le logiciel i-Noé (Aiga) :
o gestion des adhésions
o inscriptions aux activités (enfants, adultes, familles, seniors, vie du quartier.)
o suivi des réservations et de la fréquentation
– Gère les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi
– Contrôle les présences et les paiements
– Assure les encaissements des adhésions et des activités (espèces, chèques).
– Gère la caisse et prépare les bordereaux d’encaissement
– Assure le suivi administratif des règlements des adhérents

4) Participe aux actions d’information, de communication et à la dynamique de la vie associative.
– Contribue à la diffusion de l’information interne et externe.
– Participe à l’élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet, réseaux.)
– Assure la gestion de l’affichage dans les locaux
– Gère le courrier et les documents destinés aux associations hébergées

5) Participe à la vie et à l’animation du centre
– Participe aux réunions de travail internes (réunion d’équipe, animation,) et externe (réunion du réseau 49)
– Contribue au Projet Social du centre et à son évaluation
– Prépare et participe aux animations et événements du centre