Un(e) Secrétaire polyvalente – REF 593 (H/F)

Direction ou Service : Au sein de l’Association ADATE, vous êtes rattaché(e) au service technique du pôle Asile, Accueil & Hébergement et placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service.

Intitulé du poste : Secrétaire polyvalent.e

Localisation géographique : Grenoble

Finalité du poste :
Vous êtes sous la responsabilité de la cheffe de service de l’équipe technique.

Vous assistez la cheffe de service de l’équipe technique dans la réalisation des tâches administratives liées à l’activité.

Activités principales :

Auprès de l’équipe technique :
– Accueil physique et téléphonique du service ;
– Assister la cheffe de service dans la gestion administrative du service : traitement des tickets d’intervention, classement et archivage des dossiers, planification d’interventions techniques, lien avec les prestataires et bailleurs, gestion des sinistres et suivi des stocks.
– Procéder à l’ouverture et à la résiliation des contrats d’eau et d’électricité et aux demandes d’assurance pour les logements.
– Assister la cheffe de service dans la collecte des indicateurs, la préparation des bilans d’activité.
– Effectuer les demandes auprès des prestataires suivant les besoins du service et assurer le suivi de ces prestations et de leur facturation en conformité avec les procédures internes.
– Recenser les besoins et effectuer les commandes de fournitures de bureau/consommables et équipements des logements pour le service et le suivi de la localisation des équipements et des garanties.
– Effectuer le suivi des achats réalisés par carte bancaire et la transmission au service comptabilité des éléments.
– Tenir à jour les tableaux de bord (logements, facturation, .).
– Effectuer les déclarations de sinistres sur les logements du service auprès de l’assurance et leur suivi en lien avec le responsable technique du pôle.
– Assister le chef de service dans l’organisation et le suivi des conditions d’exécution des contrats de maintenance des locaux, d’assurances et de locations mobilières,
– Etablir ponctuellement des factures.
– Suivi du parc de véhicules du pôle (entretien, réparation, révision, kilométrage, contrôle technique, .).
– Réalisation et diffusion des comptes-rendus de réunion.

Compétences requises :
– Diplôme de niveau Bac en Secrétariat ou CAP/BEP + 2 ans d’expérience dans le secrétariat.
– Techniques de secrétariat / Méthodes de classement et d’archivage / Maîtrise des outils bureautiques (traitement de textes, tableur, logiciel de messagerie.) / Techniques de gestion administrative / Normes rédactionnelles / Techniques de prise de notes.
– Diplomatie, aisance relationnelle / Flexibilité / Confidentialité, discrétion / Patience, sens de l’écoute / Polyvalence, rigueur et respect des procédures / Gestion des priorités et respect des délais / Esprit d’équipe / Adaptabilité, disponibilité /

Type de contrat : CDI
Date de prise de poste : 15 juin 2026
Temps de travail : 24 heures hebdomadaires
Salaire : Base Indice ADATE 374, soit un salaire mensuel brut de 1337,03 € pour 104 heures mensuelles de travail. Reprise d’ancienneté possible suivant grille de rémunérations ADATE (prise en compte de l’expérience sur justificatifs). + Prime Ségur 238€ bruts mensuels sur la base d’un temps plein (soit 163€ bruts pour 104 heures mensuelles)

AVANTAGES PROPOSES PAR L’ASSOCIATION :
Emploi du temps flexible (possibilité de travailler sur 4, 4,5 ou 5 jours /semaine) – tickets restaurant – 6 semaines de congés payés – congés menstruels – participation aux frais de transport domicile / travail 75 %. Démarche Qualité de Vie au Travail (Accord sur l’organisation du travail, sur l’égalité professionnelle femmes – hommes) – Action logement – Formation interne.

Candidature CV et lettre de motivation (format PDF), à adresser par mail : candidatures@adate.org

Délai de réception des candidatures : 07/06/2025