AGENT DE SERVICE ADMINISTRATIF (H/F)
Description du poste
Notre établissement recherche un agent administratif (H/F) avec pour missions :
Gestion administrative :
– Saisie et mise en forme de documents rédactionnels et administratifs.
– Diffusion de documents (mise à jour, duplication, mailing) en respectant la charte de l’établissement.
– Classement et archivage des documents administratifs (papier et numérique) en respectant les règles d’archivage et de confidentialité.
– Collecte, édition et diffusion de documents administratifs auprès des élèves, des familles et des enseignants.
– Pré-instruction technique des dossiers d’inscription et gestion des étapes menant à l’inscription définitive.
– Préparation des dossiers des élèves quittant l’établissement.
– Distribution, gestion et commande des petites fournitures.
Accueil téléphonique et physique :
– Accueil, renseignement et orientation des visiteurs et des élèves.
– Prise en charge des appels quotidiens des familles concernant les absences non justifiées ou autres incidents.
Gestion des agendas :
– Gestion des agendas en tenant compte des priorités, des impératifs et des urgences.
Suivi administratif :
– Classement et archivage des documents administratifs.
– Information orale et/ou écrite du suivi ou de la réalisation des tâches confiées.
Savoir-faire :
– Utilisation des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Suite Charlemagne.
– Accueil, filtrage et orientation des appels et des demandes téléphoniques.
– Identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel (RGPD).
– Rédaction et mise en forme de documents de façon autonome.
– Organisation et priorisation des activités du secrétariat.
– Travail en équipe et collaboration.
Conditions de travail :
La secrétaire polyvalente exerce sous l’autorité de l’équipe de direction et peut se voir confier d’autres missions ponctuelles selon les besoins du service.
Profil recherché :
– Appétence pour le monde de l’éducation et scolaire.
– Sens de l’accueil et développement de la confiance en soi.
– Écoute, réactivité et adaptation aux changements.
-Dynamisme, persévérance et gestion du stress.
– Patience, prise d’initiatives et enthousiasme.
– Respect des engagements et des responsabilités.
*** Poste à pourvoir à partir de mi-Aoùt *** Poste idéal pour personne travaillant déjà à mi-temps.
